La ricerca in rete di linee guida per la preparazione di progetti di localizzazione restituisce risultati che vertono, per gran parte, sugli aspetti linguistici. Tuttavia, un'accurata preparazione e la disponibilità di linee guida per le fasi di impaginazione e stampa dei progetti multilingua sono egualmente importanti sia che si abbia a che fare con documentazione tecnica sia con materiali di marketing. Enlaso ha raccolto un corpus esauriente di linee guida per aiutarvi a fronteggiare le sfide che la pubblicazione in più lingue comporta.

Alcuni clienti, che non hanno esperienza nel campo della traduzione e della localizzazione, spesso pensano che i documenti tradotti si presentino come i file sorgente e che non necessitino di interventi manuali di adattamento, o che tali interventi siano di modesta entità. Ma non è sempre così. Come gestire il maggior ingombro del testo, i caratteri speciali richiesti da alcune lingue e l'elaborazione del materiale finale sono solo alcune delle decisioni di fronte a cui si trova il cliente. Con un po' di pianificazione, realizzata anche mediante la creazione di linee guida per gli stili e la formattazione, il processo di impaginazione dei file localizzati può essere di gran lunga reso più efficiente.

In questo articolo troverete una checklist accurata e completa - oltre ad alcuni esempi - delle decisioni che dovrete prendere e delle informazioni che dovrete fornire prima dell'inizio di un progetto di localizzazione destinato alla stampa.  Queste linee guida sono pensate per progetti che prevedono la stampa su carta o su pdf; le indicazioni per il software o i siti web differiscono sotto molti aspetti.

Le domande di natura generale che dovete porvi

• Si tratta di una traduzione completamente nuova, per cui non esistono materiali precedenti, oppure dell'aggiornamento di un vecchio progetto? Se è un aggiornamento, qual è la sua entità? (piccolo/esteso) Esistono i file sorgente e i file tradotti per tutti gli aggiornamenti realizzati?
• Qual è/quali sono la lingua/le lingue sorgente e di destinazione? Ricordarsi di specificare anche il paese e le varianti locali, ad esempio fr-CA per il Canada e fr-FR per la Francia).
• Sono disponibili guide di stile per i documenti sorgente? E ne esistono per i documenti localizzati? Se non ne esistono, è possibile crearne? Volete che il vostro partner di localizzazione le prepari per voi?
• Quali sono i tempi che prevedete per la consegna del lavoro di localizzazione comprensivo della fase di impaginazione?
• Il progetto prevede una revisione del testo localizzato e/o della formattazione da parte del cliente prima della consegna finale? In questo caso, sono state individuate risorse interne per il processo di revisione? Sono stati stabiliti i tempi di consegna per il lavoro di revisione interna?
• Prevedete che, nel corso del progetto, verranno apportate modifiche al contenuto o al formato? In questo caso, le probabilità di change order e di incremento dei costi del progetto sono maggiori. Le modifiche che si possono prevedere spesso hanno un impatto sui costi e sui tempi di consegna.
• È disponibile una memoria di traduzione (TM) creata sulla base dei progetti precedenti?
• Il documento presenta elementi grafici da localizzare, vale a dire testo da tradurre contenuto in file grafici? In questo caso, siete in grado di fornire i file grafici originali da elaborare?
• Nei documenti sono presenti schermate di programmi software? Il software è stato localizzato, vale a dire è necessario inserire le schermate localizzate nei documenti tradotti? Siete in grado di fornire le schermate localizzate o volete che sia il vostro partner di localizzazione ad acquisire le schermate dal software?
• Volete che vengano impiegati caratteri specifici oppure lasciate la scelta dei caratteri idonei per le lingue di destinazione al vostro fornitore di servizi?
• I materiali elaborati a partire da un singolo documento sorgente saranno di diversi formati? (p.es.: da un documento di FrameMaker verranno prodotti documenti in formato PDF, HTML e Guida in linea con WebWorks o RoboHelp?)

Invio di file al partner di localizzazione

• Pulite la struttura delle cartelle
  La struttura delle cartelle deve essere ordinata e "pulita", deve cioè comprendere tutti i file sorgente necessari a creare la documentazione, immagini comprese. Includervi, se possibile, solo i file necessari al processo di localizzazione. È preferibile che la "raccolta dati per la stampa" per i file di Quark o InDesign includa anche i caratteri.
• File finali nella lingua sorgente
  Fornite file che siano il più possibile nella versione "finale". I file finali consentono di eseguire valutazioni molto più precise. Se i file vengono forniti nella versione non finale, chi si occupa della localizzazione dovrà analizzarli nuovamente prima dell'inizio del progetto.
• Formato finale di stampa dei documenti nella lingua sorgente
  Fornite il documento in lingua sorgente nel suo formato definitivo di stampa, generalmente un PDF finale. A partire da esso, che rappresenta la versione licenziata in lingua originale, sarà possibile ottenere maggiore uniformità e una documentazione finale localizzata di alta qualità.  Se il cliente non è in grado di fornire specifiche sul formato finale di stampa del documento, esse verranno impostate dal fornitore del servizio che, prima di utilizzarle, dovrà chiedere l'autorizzazione da parte del cliente.
• Piattaforme, applicazioni, versioni dei documenti sorgente
  Fornite informazioni su tutte le piattaforme (ad esempio. PC, Mac, UNIX, Linux), le applicazioni (ad esempio FrameMaker, InDesign, QuarkXPress, Illustrator, PageMaker, WebWorks, Word, Excel, PowerPoint) e le versioni (ad esempio FrameMaker 7.0 oppure 8.0, InDesign CS2) che sono state utilizzate nella creazione dei documenti sorgente.

Fase di impaginazione

• Pagine
  Nella fase di impaginazione dei contenuti localizzati, il fornitore del servizio deve sapere se il flusso delle pagine deve essere identico a quello del documento originale, vale a dire se le interruzioni di pagina devono essere le stesse dei documenti sorgente, se i documenti devono finire con una pagina pari o dispari e il numero massimo consentito di pagine.
• Aumento dell'ingombro del testo
  In genere, per le lingue europee, si può prevedere un aumento dell'ingombro del testo che si aggira intorno al 20-30%. Le lingue asiatiche assomigliano di più all'inglese per quanto riguarda la lunghezza della pagina ma in genere necessitano di caratteri di dimensioni più grandi. Prendete in considerazione le priorità a cui dovrà attenersi il fornitore del servizio per quanto riguarda la formattazione (p. es. impostazione della crenatura prima di cambiare l'interlinea, prima di ridurre il corpo dei caratteri).
• Caratteri
  Per alcune lingue sono necessari caratteri diversi per poter ottenere una corretta visualizzazione. Se avete preferenze specifiche per determinati caratteri, passate questa informazioni al vostro fornitore di servizi già nelle prime fasi del processo di localizzazione. Nota: se utilizzate un "carattere aziendale" personalizzato, dovete essere consapevoli che l'equivalente potrebbe non essere disponibile nelle lingue dell'Europa dell'Est e dell'Asia.
• Unità di misura/indirizzi/telefoni/valuta
  Nel corso del processo di localizzazione, le unità di misura possono essere lasciate nel formato anglosassone oppure convertite per il mercato di destinazione. Se le conversioni sono necessarie, la cosa migliore è che siate voi a fornirle: in questo modo sarete certi della conformità con i vostri prodotti. Analogamente, potrebbe essere necessario fornire le informazioni per contattarvi (indirizzo e numeri telefonici) e i tassi di cambio da utilizzare nella documentazione localizzata.
• Grafica
  La preparazione della grafica per il processo di localizzazione può aiutarvi a risparmiare denaro. Verificate che i file grafici dispongano di livelli di testo; questo consente al fornitore dei servizi di localizzazione di modificarli con facilità. Se i livelli di testo non sono editabili, il vostro partner per la localizzazione dovrà mettere in preventivo anche la creazione di livelli di testo.
• Schermate di programmi software
  La documentazione dei programmi software spesso contiene schermate di riferimento. Se il programma è anch'esso localizzato, la documentazione in lingua dovrebbe contenere le schermate localizzate dell'applicazione.
  - Nel caso in cui rimangano in inglese, come deve comportarsi il partner di localizzazione per quanto riguarda i riferimenti all'interfaccia utente contenuti nel corpo del testo che puntano direttamente a una schermata?
  - Se le schermate sono localizzate, sarete voi a fornirle al vostro partner di localizzazione oppure sarà compito suo ricrearle al termine della localizzazione dell'interfaccia utente?
• Numeri di parti/elementi grafici per i documenti localizzati
  Fornite i codici lingua, i numeri di parte e degli elementi grafici specifici per il progetto, che sostituiscono i corrispondenti numeri contenuti nei file sorgente.
• Guide di stile
  Queste linee guida per la fase di impaginazione sono spesso inserite nelle guide di stile pensate per i mercati di destinazione. Le guide di stile contengono questi requisiti in forma sempre aggiornata e costituiscono un utile strumento per ottenere livelli di qualità omogenei per tutti i progetti destinati a un mercato. Se il vostro partner di localizzazione ha esperienza nell'elaborazione di guide di stile per il paese di destinazione, l'efficienza del processo ne beneficerà.

Materiali finali

• Nomi dei file e specifiche per le cartelle
  È possibile che abbiate requisiti specifici per quanto riguarda, ad esempio, le convenzioni di denominazione dei file, i nomi e la struttura delle cartelle della documentazione localizzata. Fornite le indicazioni sulle vostre esigenze specifiche al vostro partner di localizzazione.
• Passaggio ad altra applicazione dei materiali finali
  I clienti potrebbero avere bisogno di trasferire contenuti nella lingua sorgente da un'applicazione non recente a un software più adatto alla lingua/alle lingue di destinazione (ad esempio conversione da PageMaker a FrameMaker) per gestire meglio funzioni quali tabelle e riferimenti incrociati. La conversione a un'altra applicazione può essere necessaria anche nei casi in cui il software in cui sono stati creati i file sorgente non supporti la lingua/le lingue di destinazione. FrameMaker 8, ad esempio, non supporta l'arabo e altre lingue bidirezionali. In questo caso è più adatto InDesign.
  - Se è necessario convertire i documenti, prima di iniziare il processo di localizzazione occorre ricreare il modello sorgente nell'applicazione finale. Assicuratevi che il modello sorgente finale abbia la vostra approvazione prima che la traduzione abbia inizio.
• Memoria di traduzione
  L'utilizzo di una memoria di traduzione può aiutare a ottenere risultati migliori sotto il profilo dell'omogeneità linguistica e, al contempo, garantire una riduzione dei costi tramite il recupero di testi tradotti in precedenza. Avete requisiti specifici per quel che concerne il formato della memoria di traduzione? Esistono, in questo ambito, numerosi strumenti anche se la quota di mercato più consistente è detenuta dai formati Trados e TMX.
• Specifiche relative al formato PDF
  La documentazione viene spesso stampata in formato PDF. Avete bisogno di PDF ottimizzati per la stampa o per il Web oppure di entrambi? Se il PDF deve essere ottimizzato per la stampa, accertatevi di fornire le specifiche relative a risoluzione, dpi e dimensione finale della pagina. Se il PDF deve essere ottimizzato per la stampa, è necessario aggiungere un crocino di registro? Sono necessari segnalibri o altre funzioni speciali?  Se la scelta delle specifiche ottimali per la stampa viene lasciata alle ipotesi del cliente o del fornitore di servizi, è probabile che sia necessario allocare altro tempo, con i conseguenti costi in fattura, per la creazione del PDF finale corretto.

Riepilogo
Rispondendo a queste domande si evita di trovarsi di fronte a molte delle sorprese che possono presentarsi durante i processi di produzione di documentazione in più lingue. Reperire internamente informazioni complete per il vostro partner di localizzazione è un'attività che si ripaga ampiamente sia in termini di tempo sia di denaro risparmiato durante il processo di localizzazione. I suggerimenti che vi abbiamo fornito possono aiutarvi a ridurre ritardi indesiderati dei progetti o costosi change order.

Per ulteriori informazioni o per richiedere un preventivo, potete contattarci al numero 303 516 0857 oppure per posta elettronica all'indirizzo marketing@translate.com.

John Watkins è presidente e direttore operativo di Enlaso. Grazie a un'esperienza lavorativa a livello internazionale quasi ventennale, dispone di vaste conoscenze in tema di ingegnerizzazione di prodotto e di localizzazione.