Finora la realizzazione di istruzioni per il montaggio, per l'uso e di manutenzione o di uno degli altri documenti nell'ambito della documentazione tecnica era ogni volta un progetto a sé stante. Un manuale di istruzioni era l'equivalente di un progetto apparentemente indipendente da ciò che accade prima, dopo o parallelamente alle informazioni sul prodotto prodotto.

Eppure sempre più spesso questa equazione non è più valida. Le aspettative del mercato, o meglio dei mercati, esercitano una pressione sempre maggiore affinché la documentazione tecnica venga realizzata non solo più rapidamente ma anche in un processo sistematico e ordinato. Ed ecco che subentra il meccanismo dei processi di lavoro ... oppure, dove ciò non accade, le amare conseguenze si fanno sentire.

Ciò significa che la realizzazione efficiente della documentazione tecnica deve essere perfettamente integrata nei processi aziendali. A tal fine è molto utile una strategia appropriata che segua il modello dell'industrializzazione.

Realizzare la documentazione tecnica in modo industriale?

Proprio durante la "produzione" di informazioni tecniche avviene una serie di processi che si ripetono costantemente, simili a quelli di un'industria. Nel processo dell'industrializzazione si tratta quindi di identificare le procedure simili a quelle industriali, di far sì che siano misurabili, di analizzarle e migliorarle in modo duraturo e continuativo.

L'industrializzazione nella documentazione tecnica non deve tuttavia venire confusa con il lavoro alla catena di montaggio inteso secondo il taylorismo. Le fasi di lavoro che non apportano un valore aggiunto vengono anzi identificate ed eliminate senza essere sostituite e quelle che apportano un minore valore aggiunto vengono automatizzate. In tal modo chi prende parte a questo processo ha modo di concentrarsi maggiormente sui suoi punti di forza e sui compiti chiave. Il vantaggio dei processi di realizzazione industriale consta nel fatto che, riutilizzando i processi standardizzati e i contenuti e basandosi su una procedura di lavorazione efficiente, i tempi di lavorazione e i costi vengono ridotti.

La strada verso la produzione industriale

La fase iniziale del percorso che porta alla realizzazione industriale della documentazione tecnica è rappresentata da un'analisi accurata. Le fasi di lavoro in corso in quel momento vengono raccolte e documentate: innanzitutto vengono esaminati i documenti a disposizione a tal riguardo.

Ciascun singolo modulo di informazioni viene analizzato: da dove ha origine questa informazione nell'azienda? Durante quale attività viene prodotta? Dove viene registrata? Come e a chi viene trasferita? E come giunge infine alle istruzioni? Ma anche: quali informazioni non sono ancora disponibili e devono essere quindi ancora generate? Moduli di informazioni del genere possono ad esempio essere dati e disegni tecnici derivanti dallo sviluppo dei prodotti, immagini derivanti dal marketing o codici di articoli del sistema di gestione della merce.

Documentazione del processo

Per un'analisi esaustiva in questo processo è anche necessario osservare attentamente il sistema dell'azienda: quali hardware e software sono disponibili? Quali sono le strategie push e quali quelle pull? Come si configura il flusso di dati dal sistema dell'origine a quello di destinazione per la documentazione tecnica? Dove si trovano le interfacce? La trasmissione di dati a queste interfacce è automatizzata o ci sono delle fasi intermedie da eseguire manualmente?

Al termine di questa analisi si dispone di una documentazione del processo completa. Vengono poi individuati i punti deboli, ad esempio le registrazioni e gli aggiornamenti di dati effettuati più volte oppure le fasi intermedie manuali. Qui l'automazione è possibile e risulta addirittura una scelta logica. Queste fasi di lavoro vengono adeguatamente ottimizzate. L'ordine delle attività in quel momento viene verificato e adattato, i processi vengono velocizzati, le competenze stabilite. Ne deriva un processo di produzione definito in modo chiaro (carte geografiche per il processo, documentazione per il processo, struttura per il processo) per tutti i collaboratori.

La cosa importante è che le procedure vengano frammentate il più possibile in processi parziali e in fasi singole. Solo così viene garantito che durante l'attuazione i processi siano chiaramente ricostruibili, valutabili e riutilizzabili.

Esempio: disegni tecnici

Alcune fasi di lavoro, ad esempio il rilevamento dei dati di base, sono già integrate nel processo operativo. Il compito principale a questo punto è quello di adattare nel presente workflow le ulteriori fasi - vale a dire la messa a disposizione di immagini e di disegni tecnici - in modo logico e apportando il minor numero di modifiche possibili.

Come si possa configurare di fatto un'integrazione del genere può essere illustrato a titolo esemplificativo dalla gestione dei disegni tecnici. Solitamente i disegni tecnici vengono realizzati da sviluppatori e progettisti con sistemi CAD. Se i moduli di informazioni vengono poi pubblicati per la documentazione tecnica, ad esempio in un Desktop Publishing Tool (DTP Tool), i disegni CAD devono essere prima convertiti in un formato adeguato. Di queste fasi di lavoro è possibile calcolare la durata. Questo vale naturalmente anche per le spese sostenute a causa dell'aggiornamento o delle modifiche apportate in un secondo momento. Questi disegni modificati devono essere infatti nuovamente convertiti e inseriti nel documento DTP.

A seconda dell'entità e dei tempi specifici di questi processi di lavoro, in questi casi può valere la pena rendere il processo automatizzato: se lo sviluppatore di un prodotto salvasse un disegno tecnico nel sistema CAD, grazie all'ausilio di un convertitore il disegno verrebbe automaticamente e parallelamente archiviato in un formato adeguato (colori, scala, spessore delle linee, caratteri, ecc.) in un'altra struttura di destinazione e integrato altrettanto automaticamente nel punto definito del documento DTP. Anche le modifiche successive verrebbero aggiornate con il processo di salvataggio nel documento DTP. Ne deriva che questo processo parziale della realizzazione della documentazione tecnica è integrato direttamente nel processo operativo.

Realizzazione efficiente di animazioni 3D

In molti settori della documentazione dei prodotti il futuro sta nelle istruzioni non verbali. Rispetto ad esempio alla classica letteratura di assistenza con testi e immagini, le istruzioni non verbali sono infatti in grado di soddisfare meglio le elevate esigenze di qualità e di efficienza. La parola chiave di tutto ciò è l'animazione 3D.

Ciò che vale per i disegni tecnici riguarda allo stesso modo anche la possibilità di riutilizzare dati CAD 3D per la realizzazione di questo tipo di risultato. Anche in questo caso oggi è possibile realizzare ambienti di produzione in cui si possono creare animazioni di alta qualità a prezzi vantaggiosi. Gli elementi chiave sono un linguaggio standardizzato del copione e moduli dei movimenti riutilizzabili. Durante questa procedura tutti i movimenti del montaggio o della manutenzione di una macchina vengono ricondotti a determinati movimenti basilari, quali ad esempio "avvitare", "pressare", "sfilare". Questi movimenti basilari sono archiviati nel sistema come moduli predefiniti e all'occorrenza è sufficiente richiamarli ed assegnarli. In tal modo è possibile riutilizzare le singole sequenze di movimenti. Ciò significa che le stesse sequenze di movimenti vengono rappresentate sempre nello stesso identico modo, per cui l'utente li memorizzerà facilmente.

Le animazioni 3D possono essere utilizzate per le istruzioni per il montaggio, per impieghi nell'ambito del marketing, per formazioni in aula e moduli di elearning nell'ambito della formazione ed anche come classico supporto per l'assistenza. Oltre ai vantaggi sopra descritti, il metodo è anche nettamente più economico rispetto ad un procedimento tradizionale per la realizzazione di animazioni 3D. Grazie alla possibilità di riutilizzo e all'elevata automazione dei moduli di movimento, già oggi le animazioni 3D possono essere realizzate ad un prezzo minimo di 1.000 euro al minuto.

Fermarsi vuol dire arretrare

Le procedure di produzione industriale non sono tuttavia mai completamente "ultimate". Grazie alla possibilità di valutare le fasi di lavoro definite con precisione, un continuo monitoraggio dei processi consente di determinare quali fasi di lavoro risultano funzionanti ma anche quali fasi comportano l'interruzione del processo complessivo. In tal modo si ottiene un ulteriore potenziale per l'ottimizzazione dei processi.

Sulla base di questo processo di miglioramento continuo è possibile ridurre sensibilmente e in modo inequivocabile i costi per la produzione di documentazione tecnica passo dopo passo.

Tomislav Matievic è amministratore della TANNER s.r.l., consociata italiana di TANNER AG.
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