Traduzione a cura di Seti Srl

Alcuni anni fa, i servizi di traduzione e localizzazione di grandi aziende aggiunsero con orgoglio ai nomi dei propri uffici il termine "gestione della traduzione aziendale". Sebbene l'elevazione della loro funzione a ruolo aziendale abbia senso per molteplici ragioni, tale promozione non dovrebbe limitarsi ad un semplice cambiamento di etichetta: al contrario, questi uffici dovrebbero essere più ambiziosi e porsi come obiettivo una più ampia serie di problemi legati alla lingua – sia essa la lingua madre che quella globale – con cui le loro aziende si confrontano. Questo articolo tratta del concetto di elaborazione del linguaggio aziendale (ELP = enterprise language processing): la logica che ne sta alla base e le fasi coinvolte nella centralizzazione della traduzione (oltre ad altre attività legate al linguaggio) per supportare le iniziative imprenditoriali e tecnologiche.

Dalla scoperta alle operazioni del linguaggio centralizzato

Di solito, le grandi imprese consolidano la tecnologia informatica (IT), le risorse umane e gli acquisti a mano a mano che esse crescono. Esse si rendono conto che alcune operazioni differiscono ben poco da reparto a reparto o persino da paese a paese, e che le differenze esistenti o non contano oppure possono essere affinate attraverso il personale o la tecnologia. La cosa importante è che esse intravedono il valore insito nel consolidamento del personale e nello "spendere" per ottenere economie di scala per tali funzioni condivise.

Le ricerche effettuate da Common Sense Advisory, anche per quanto riguarda progetti di consulenza, hanno messo in luce che i pianificatori aziendali raggiungono le stesse conclusioni quando si tratta di traduzione e di localizzazione. Essi notano che le stesse funzioni, le stesse tecnologie ed i medesimi processi vengono ripetuti in numerose unità aziendali e in molti paesi. Mentre prendono nota dei numeri, si rendono conto che i doppioni costano molto in termini di spesa per i salari e per i software. Il rendersi conto del valore dell'operazione centralizzata significa un punto critico per molte aziende a mano a mano che le stesse assumono maggior consapevolezza su come esse gestiscono, pianificano ed effettuano le loro attività centrali di globalizzazione. Analizzando i risultati, scoprono che l'azienda spende molto più di quanto è necessario per la creazione di contenuti e la traduzione. Il fatto più preoccupante è che tali inefficienze implicano spesso che i prodotti impieghino più tempo a raggiungere il loro mercati globali.

Comprendere i benefici dell'elaborazione del linguaggio aziendale

Grazie alle passate esperienze in tema di approvvigionamento e di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), i pianificatori aziendali sono consapevoli che aggregando le spese di un'intera azienda porta a benefici tangibili. Per le funzioni inerenti il linguaggio, ciò significa negoziare sconti su volumi maggiori di traduzione, acquistare licenze di siti economicamente efficienti per i software come sistemi di gestione di traduzione e strumenti di creazione e sviluppare centri specializzati di competenza di globalizzazione anziché duplicare le stesse funzioni in più luoghi.

La Common Sense Advisory chiama tale approccio unificato volto a fornire servizi di traduzione "elaborazione del linguaggio aziendale" (ELP). Le necessità dell'ELP sono chiare: aumentare la disponibilità in un formato adeguato del contenuto e del linguaggio per ogni applicazione aziendale durante la gestione e il monitoraggio delle operazioni, della tecnologia e del processo. Questo modello attinge all'esperienza aziendale con l'ERP e alla sua integrazione della gestione dell'informazioni e del processo in tutta l'organizzazione attraverso la "spina dorsale" tecnologica.

Se eseguito correttamente, il lavoro dei gruppi ELP è in grado di eliminare le barriere linguistiche di ogni organizzazione e di offrire un servizio affidabile relativo al contenuto della lingua straniera con cui hanno a che fare fornendo, allo stesso tempo, l'ossatura per la creazione e la traduzione del contenuto attraverso l'organizzazione. La loro produzione riguarda lo sviluppo dei documenti e dei prodotti, siano essi pubblicazioni tecniche, marketing, assistenza clienti o altro.

Creazione dell'organizzazione centralizzata ELP

Il primo passo verso l'elaborazione del linguaggio aziendale consiste nel centralizzare il personale di traduzione e di localizzazione, le operazioni e le risorse tecnologiche. Tale iniziativa unifica il processo e le infrastrutture sotto un unico gruppo funzionale avente un'ampia responsabilità aziendale, molto spesso globale.

Uno degli enormi vantaggi in qualsiasi iniziativa di tale tipo consiste nel guadagnare la sponsorizzazione da parte dell'esecutivo – più il linguaggio riesce ad avvicinarsi all'ufficio delle alte sfere aziendali, migliore è l'allineamento agli obiettivi aziendali e alla stabilità dei finanziamenti. Il risultato ultimo di questa mossa sarà un centro di eccellenza per tutto ciò che ha a che fare con il contenuto internazionale, sia alla fonte che nella forma finale localizzata per i mercati globali della società.

• Designare il leader della squadra. Date alla persona che incaricate un'ampia responsabilità relativa al modo in cui le funzioni del linguaggio vengono portate Avanti. Tutto ciò può sembrare molto basilare, ma sono molte le organizzazioni in cui non esiste una persona il cui ruolo è chiaramente designato. Questa stessa persona dovrebbe anche avere un qualche tipo di supervisione o di responsabilità sul contenuto della fonte che si sta creando da qualche altra parte nell'azienda. Perché? E' questo materiale che sarà tradotto; pertanto, l'assegnare alla stessa persona una qualche autorità su come il contenuto verrà creato ed adattato comporta sicuramente un beneficio.
• Raccogliere denaro per finanziare lo sforzo. Sviluppate un budget con risorse sufficienti, sia tecniche che umane, allo scopo di fornire servizi di traduzione affidabili e tempestivi nell'azienda. Nella maggior parte dei casi, la raccolta dei budget di numerose squadre interne e il consolidamento delle spese delle traduzioni esterne contribuirà molto a finanziare il vostro sforzo ELP. A più lungo termine, investite nel miglioramento qualitativo a monte del contenuto della fonte – e dei processi ad essa correlati. Allineando la creazione con la traduzione, si migliora in definitiva l'efficacia di entrambe.
• Dedicarsi al personale. Mettere in atto un "core team" di manager di progetto e di revisori della qualità del linguaggio per assimilare, gestire e consegnare il contenuto in più lingue e formati. Stabilire politiche, procedure ELP e accordi di livello di servizio e assicurarsi che il vostro personale interno venga regolarmente certificato nel suo utilizzo. Addestrare tale personale nella redazione di documenti, nel nocciolo essenziale della lingua (core language) nella gestione del contenuto e nella tecnologia relativa alla progettazione di localizzazione che saranno alla base dello sforzo di tale personale. Alcune aziende hanno creato delle "task force" specializzate in modo da poter essere "calate" in progetti che presentano necessità temporanee o necessità legate alla versione finale del prodotto per la creazione del contenuto, la localizzazione o la traduzione.
• Centralizzate il luogo ove le transazioni vengono elaborate. Sviluppate un Intranet "storefront" per gestire le richieste di traduzione e di localizzazione. Alcune aziende scelgono di costruirne uno da zero, altre operano con il provider preferito di servizi linguistici (LSP) per integrare il proprio portale nella loro rete Intranet, mentre alcune altre condividono un mercato "cloud-based" per fornire tale servizio. Questo "storefront" è il luogo dove i dipendenti richiedono progetti di linguaggio, monitorano gli avanzamenti e dispongono il pagamento interno.
• Riducete ed esaminate attentamente i vostri provider esterni. Prima di centralizzare i propri sforzi di elaborazione del linguaggio, la maggior parte delle aziende impiega legioni di provider di servizi linguistici (LSP), a volte duplicando le funzioni e ignorando spesso il lavoro di altri. Una delle prime funzioni di un gruppo ELP consiste nel ridurre tali fornitori ad un numero gestibile in grado di gestire il carico di lavoro dell'azienda. Come parte di tale processo, i gruppi ELP generalmente stabiliscono un insieme di criteri per i provider LSP con i quali collaborano, conducono richieste di proposte per certificare i provider esistenti e quelli nuovi ed istituiscono politiche di revisioni annuali sistematiche all'interno di contratti pluri-annuali.
• Fate conoscere gli sforzi fatti. Sviluppate un programma di marketing interno per far conoscere a tutti ciò che state facendo. Utilizzate le bacheche aziendali, le reti intranet, i cartelli delle mense e gli altri strumenti di comunicazione propri dell'ufficio tradizionale per dimostrare la vostra capacità ELP e il suo corrispondente valore in quanto fonte condivisa dei numerosi sforzi interni. I responsabili di tali gruppi ci dicono di essere regolarmente sorpresi nel ricevere domande sui propri servizi da unità aziendali lontane, ed anche vicine, di cui non avevano mai sentito parlare e della cui necessità di traduzione non erano a conoscenza. A mano a mano che la visibilità aumenta, al gruppo ELP perverranno sempre più richieste da parte di acquirenti interni che richiedono i servizi linguistici d'urgenza, casuali o del tutto nuovi.

Specificare e normalizzare i processi aziendali

I gruppi ELP sentiranno anche il bisogno di definire i processi e riprogettare il modo in cui lavorano per poter gestire in maniera affidabile l'incremento di flusso dei contenuti e le esigenze dei documenti multilingua e dei prodotti. Essi:

• Definiranno i processi di documentazione. Al fine di gestire la grande "introduzione" di traduzioni e di lavori di localizzazione, i gruppi ELP definiscono i processi di ogni interazione con i clienti interni – e con i provider LSP esterni. A seconda dell'industria, alcuni di questi processi potrebbero richiedere la conformità alle norme internazionali oppure potrebbero dover rispettare delle specifiche industriali o dei requisiti normativi.
• Svilupperanno accordi di livello di servizio. I client interni abituati ad assicurare i servizi linguistici in proprio sono spesso circospetti nel cedere il controllo ad un altro gruppo – e i nuovi clienti non sanno che cosa li aspetta. I gruppi ELP dovrebbero sviluppare accordi di livello di servizio (SLA) che definiscono le aspettative circa i prodotti da presentare, la determinazione dei prezzi interni, la durata del processo e le performance. Tali SLA assicureranno agli acquirenti interni che il gruppo ELP sarà in grado di soddisfare le loro necessità.
• Creeranno opzioni in tema di servizi e qualità. I servizi linguistici nell'azienda bilanceranno costantemente le variabili come la qualità linguistica, il prezzo e le date di consegna. Riconoscendo questi "costi opportunità" (trade-offs), i gruppi ELP accorti stabiliranno i livelli di qualità del servizio per categorizzare il contenuto su come esso verrà elaborato, sulla base del bisogno, del budget e di altri fattori. I portali transazionali forniti con l'ELP offriranno livelli di servizio che permetteranno agli acquirenti interni di scegliere il tipo di transazione di cui hanno bisogno. Ad esempio, il portale potrebbe servire alla traduzione automatica inedita (MT), che permette agli acquirenti di ottenere il senso o l'essenza di un documento o di un messaggio e-mail, alla traduzione automatica (MT) post-editing per l'output con qualità tipografica, alla traduzione umana di alta qualità per documenti molto tecnici o orientati al marketing oppure alla trans-creazione per adattare i materiali ad altri mercati.

Automatizzare il flusso di traduzioni aziendali

I volumi dei contenuti che la maggior parte delle aziende spera di gestire crescono lungo due assi principali: volume e numero di lingue. La necessità di introitare, gestire ed adattare il contenuto per un'ampia "finestra" di applicazioni porta al fenomeno caratterizzato come "imperativo trasformazionale" (vedere Figura). Una vasta gamma di contenuti passa attraverso una serie di conversioni operative e di piattaforme nel cammino verso il suo spiegamento, e subisce quindi numerose trasformazioni linguistiche e di marketing in modo da poter essere utilizzata dai consumatori di informazioni. A mano a mano che i gruppi ELP automatizzano tali trasformazioni, essi :

Figura: Le aziende convogliano enormi volumi di contenuto attraverso molteplici trasformazioni
Fonte: Common Sense Advisory, Inc.

• Svilupperanno un archivio aperto e federato per gestire i beni linguistici. Molte organizzazioni dispongono di numerosi sistemi di gestione del contenuto strategico (CMS), ognuna di queste con la possibilità di trattare informazioni multilingua in entrata e in uscita (input e output). Idealmente, questi CMS dovrebbero essere in grado di federare e condividere le memorie di traduzione, la terminologia ed i metadati – in maniera molto simile a come le applicazioni multiple condividono un database del server DB2, Oracle, o SQL. I gruppi ELP dovrebbero cercare un sistema di gestione di traduzione (TMS) che possa servire numerosi CMS. Alcuni fanno ben sperare con interfacce di programmazione ad applicazione aperta in modo crescente che potrebbero divenire il nucleo di una soluzione federata.
• Utilizzeranno la traduzione automatica. I gruppi ELP ed i loro partner LSP utilizzano già la traduzione automatica (MT) allo scopo di ridurre gli enormi volumi di contenuto che fluiscono attraverso le loro aziende. Questi sforzi hanno come risultato miglioramenti rapidi in tre aree: 1) l'abilità delle organizzazioni acquirenti di configurare ed affinare i motori MT (motori di traduzione automatica) ai propri temi o settori specifici; 2) una crescente focalizzazione sulla misurazione automatica della qualità e sui miglioramenti generali nella qualità; e 3) il lavoro allo scopo di integrare più facilmente la traduzione automatica (MT) nelle applicazioni giornaliere, in altri strumenti di traduzione e nel contenuto per grandi aziende e in sistemi di dati.
• Forniranno partecipazione di persone. La necessità di coinvolgere le persone – dipendenti, partner e comunità di utilizzatori finali – nel creare e nel tradurre il contenuto apporterà nuove esigenze di strumenti di gestione per assicurare che il contenuto generato e tradotto dall'utilizzatore sia gestito correttamente secondo il proprio valore, distribuzione e potenziale per avere una maggiore influenza. Questi strumenti forniranno il "crowd control" (controllo delle persone) dei volontari all'interno e all'esterno della vostra azienda.

Gestione del contenuto sorgente, del contenuto multilingua e dei metadati

A causa degli enormi volumi di contenuto che vengono creati e gestiti, le organizzazioni ELP devono focalizzare le proprie energie e le proprie risorse sulla gestione di informazioni di alto valore mentre utilizzano un contenuto a basso valore. Ciò significherà capire quale contenuto vale la pena di essere utilizzato, tradotto o, anche, tenuto in memoria per lungo tempo. Come possono le organizzazioni mettere al tappeto il "mostro" rappresentato dal contenuto in crescita e massimizzare il valore dei loro beni in termini di informazioni?

• Migliorare e categorizzare il contenuto raccolto. I gruppi ELP contrassegneranno (manualmente ed automaticamente) e creeranno tassonomie utilizzando applicazioni ed autori "validi" e conosciuti. Tutto ciò richiederà la creazione di un contenuto più strutturato e una tecnologia di "cattura" da utilizzare con schemi di categorizzazione DITA e altri schemi su base XML in rapida evoluzione.
• Adottare il sistema e-Discovery per raccogliere i flussi multilingua. I gruppi ELP ed i loro alleati stanno esplorando le tecnologie di ricerca per trovare valori negli ampi archivi di contenuto che essi gestiscono. Essi arruoleranno tecnologie di ricerca multilingua per raccogliere informazioni utili da ogni lingua in uso nella loro azienda senza un'incursione laterale in inglese o in qualche altra interlingua.
• Apprendere dai dati. La "società post-privacy" dei social media incoraggia la gente a condividere moltissime informazioni circa se stessi. Meccanismi simili di contenuto generato dall'utilizzatore presso i siti aziendali consentono alle aziende di raccogliere enormi quantità di dati dai clienti che possono essere resi anonimi ed applicati all'analisi dei sentimenti e ad altre forme di intelligenza collettiva ed aziendale (BI). I gruppi ELP possono applicare il BI e le tecniche e le tecnologie di memorizzazione dati per raccogliere intuizioni dagli archivi dei dati aziendali strutturati e non strutturati, e-mail, altri messaggi di breve durata, contenuti generati dall'utilizzatore sotto forma di revisioni e di interazioni con l'assistenza clienti. Naturalmente, per quanto riguarda l'utilizzo di tali informazioni, essi devono rispettare le norme in materia di privacy e di sicurezza dei dati.
• Risolvere i dati che disturbano. I gruppi ELP devono sviluppare procedure per "ripulire" i dati in entrata, migliorando la propria capacità nell'elaborare i dati "che disturbano", ma che sono potenzialmente validi, dalle trasmissioni, dai notiziari, dai forum e dalle altre correnti. Tale rimedio contribuirà enormemente nel risolvere il problema dovuto al "ciarpame in entrata, ciarpame in uscita" che ostacola molte applicazioni di traduzione automatica.

Pensare in grande – Guardando con interesse ad una strategia globale del contenuto

Tutta questa attività attiene ad un problema più ampio – l'importanza critica del contenuto per la comunicazione, la collaborazione ed il commercio che sta dietro alle multinazionali. A mano a mano che evolvono, i gruppi ELP assumeranno un ruolo maggiore nello stabilire la direzione e la strategia circa il modo in cui il contenuto viene creato, gestito, tradotto, e – sì proprio così – iscritto al budget nell'azienda. Tuttavia, la nostra ricerca ha messo in luce che anche i gruppi ELP maturi affrontano delle sfide nell'avere un posto al tavolo della strategia aziendale. I gruppi di gestione traduzioni meno evoluti si trovano spesso nella posizione di inseguire piuttosto che di dettare l'agenda.

I manager ELP che desiderano ottenere un'audizione e partecipare allo sviluppo della strategia devono fare i compiti a casa. Intraprendete un viaggio graduale verso questo obiettivo ambizioso: 1) Stabilite delle credenziali per essere coinvolti nella discussione circa le strategie globali; 2) fissate lo stato delle offerte di contenuto globale dell'azienda; 3) determinate quali informazioni sono necessarie per entrare sul mercato; 4) identificate le lingue o i paesi candidati ad essere inclusi; 5) identificate le pratiche più adatte per le informazioni di partenza e quelle tradotte. Avendo a disposizione tali informazioni, i gruppi ELP possono avvicinarsi alle squadre di marketing esecutivo o a quelle aventi esperienza con i clienti per stabilire la strategia globale inerente in contenuto.

Il valore del modello centralizzato per i servizi linguistici

L'elaborazione del linguaggio aziendale aiuterà molte aziende a trasformare il contenuto linguistico nazionale e globale in un bene aziendale piuttosto che in un ostacolo costoso ed inefficiente. Esse trarranno beneficio in quanto:

• Il contenuto sorgente migliora con il tempo. Con grandi volumi di contenuto creati, il potenziale per generare più ciarpame in entrata e più ciarpame in uscita aumenta in modo esponenziale. Il miglioramento della qualità dell'informazione alla fonte significa che gli adattamenti a valle – per altri dispositivi mobili o in altre lingue – diventeranno più facili da sviluppare e meno costosi.
• I servizi linguistici diventano più accessibili. Le unità aziendali con poca o addirittura nulla esperienza nella creazione del contenuto di partenza o nell'elaborazione del contenuto multilingua possono accedere ad una serie di servizi e di risorse linguistiche presso il gruppo ELP. Queste squadre centralizzate isolano i compratori finali dalla necessità di dover trattare direttamente con i provider dei servizi linguistici, eliminando quindi i costi generali di gestione dal budget del compratore finale.
• I beni attinenti alle informazioni fluiscono attorno all'azienda, dove e quando necessario. Fra i maggiori ostacoli alla crescita degli affari internazionali vi sono i sili del contenuto monolingua – che può essere in un sistema chiuso, in un formato errato oppure bloccato in una sola lingua. Portare i servizi linguistici a livello di impresa, unitamente al fatto di supportare il processo e la tecnologia, consentirà una più ampia capacità di servizio, una maggiore agilità di dispiegamento e la capacità di utilizzare investimenti linguistici e investimenti di contenuto tra i gruppi, le lingue e le proprietà nell'azienda.

Avanzare verso questa fase di maturità di localizzazione non sarà un compito facile per la maggior parte delle aziende. Mentre le tappe sono chiare e ben delineate, gli aspiranti ELP devono superare i soliti ostacoli verso le operazioni centralizzate: inerzia organizzativa, mancanza di norme, silos budgetari, concorrenza locale, pletora di fornitori e una tecnologia in evoluzione ma non ancora abbastanza presente. Questi sono, comunque, problemi noti, già fronteggiati e affinati per la catena di approvvigionamenti, ERP, finanza e approvvigionamento. Il linguaggio viene dopo.

La piattaforma di ricerca indipendente Common Sense Advisory si focalizza sulle migliori pratiche specifiche, sui processi, sulle esigenze tecnologiche e sulle soluzioni adottate dalle società, dai governi e dalle organizzazioni non governative che operano a livello internazionale. Per maggiori informazioni e rapporti sui temi indicati nel presente articolo, visitate la pagina di ricerca Common Sense Advisory sul sito www.commonsenseadvisory.com/Research.aspx In particolare, consultate la ricerca dell'azienda circa il modello di maturità di localizzazione, inizialmente introdotto nel 2006, ed i rapporti sull'ottimizzazione del contenuto di partenza, le richieste di proposte, la gestione dei distributori, la traduzione automatica e la strategia del contenuto globale.

Don DePalma è il fondatore del Chief Strategy Officer presso la Società di ricerca indipentente Common Sense Advisory. E' l'autore del primo libro sulla globalizzazione degli affari "Business Without Borders: A Strategic Guide to Global Marketing." (Affari senza frontiere: guida strategia al Marketing globale).

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