Per un'azienda che debba tradurre la sua documentazione in nuove lingue per clienti, consolidati e non, è importante scegliere il giusto translation vendor. A questo scopo, occorre identificare: le opzioni che permettono di soddisfare le esigenze correnti dell'azienda (con i relativi costi e rischi); i processi più adeguati per gestire le future richieste di traduzione; e infine una big-picture strategy delle caratteristiche necessarie per la traduzione di una documentazione valide per tutte le linee di prodotto e le esigenze a livello globale.

Un vendor vi affianca nella gestione di persone e processi e nella ricerca dei traduttori migliori per la vostra azienda sulla base di:

• Esigenze regionali (spagnolo UE / Messico, francese Francia / Canada, portoghese UE / Brasile, inglese USA / Australia / Inghilterra, ecc)
• Esigenze tecniche (Scienza / Medicina / Finanza / Tecnologia), lavora con il desktop publishing e valuta il risultato finale rispetto alle aspettative. 

Memoria di traduzione

Buona parte del valore di una traduzione risiede nella memoria di traduzione (TM). Fondamentalmente, la TM è un database contenente tutti i dati delle traduzioni precedenti che raccoglie risorse e informazioni di traduzione senza impostazioni di formattazione (DTP). Un vendor vi dovrebbe comunque fornire una TM,  ma è opportuno concordare con lui le modalità d'invio. Alcuni clienti preferiscono riceverla ogni tre mesi, altri ne richiedono una nuova per ogni traduzione. Richiedete sempre una copia personale delle TM. Evitate i vendor che non ve le trasmettono. Questa è la prima regola da seguire nella selezione dei translation vendor. 

In-house o outsourcing

Sono molti i fattori da tenere in considerazione nel  decidere se lavorare con traduttori in-house o se affidare tutta la traduzione o parte di essa a un vendor esterno. Valutate tutte le opzioni e i relativi costi prima di prendere una decisione.

• Calcolate i costi complessivi delle traduzioni con traduttori in-house

• Informatevi sul processo di gestione e sui costi delle traduzioni con risorse esterne

• Prendete in considerazione la possibilità di richiedere la collaborazione a breve termine di un terzista

Dopo aver soppesato tutte le opzioni, dovrete considerare anche altri fattori: la lunghezza complessiva del testo da tradurre, le procedure  di gestione dei contenuti tecnici, il flusso di lavoro complessivo, le certificazioni eventualmente necessarie, le modalità di utilizzo della memoria di traduzione e il desktop publishing del testo tradotto. Potete decidere di richiedere un servizio di traduzione generico oppure servizi più specifici:

• Tradurre solo una parte del testo,
• Assegnare a risorse esterne la revisione dei testi tecnici o l'analisi dell'automazione del processo / flusso di lavoro,
• Desktop publishing.

Ricerca e valutazione dei vendor

Dopo aver analizzato le vostre esigenze e aver deciso di rivolgervi a un vendor esterno di traduzioni, come scegliere quello giusto? Può essere utile effettuare una pianificazione e una ricerca in anticipo. In questo modo il vendor non dovrà attendere eventuali risposte da parte vostra o perder tempo a spiegarvi concetti basilari.  
Richiedendo la collaborazione di un translation o localization vendor, non vi rivolgete a una singola persona, ma a un intero team. Non è sufficiente porre domande sull'effettiva traduzione delle singole parole, dovrete anche chiedere dettagli su tutta l'équipe che lavorerà al vostro progetto. Il team comprende: traduttori ed editor (molti), addetti all'assicurazione qualità, programmatori (web, computer), project manager, desktop publisher, grafici, integratori di sistemi ed esperti dei tool.  
Una volta riconosciuta la necessità di un team, trovate dei fornitori di traduzioni. Oltre alla normale ricerca on line, esistono svariate possibilità: visita a fiere specializzate, passaparola, segnalazioni, gruppi d'appartenenza, articoli industriali e siti web per le industrie (ATA, IOL, AofT, ATIO, LISA, GALA ecc.).  
Una volta redatto un elenco dei vendor che considerate più adeguati, dovrete restringere la gamma dei nominativi. Anche se impiegherete un solo giorno per la ricerca e per i colloqui con ogni singolo venditore, potrebbero essere necessarie due settimane o anche di più per concludere il primo giro di selezione. Passate molto tempo sui siti web dei centri di traduzione che volete contattare. Sapete bene che cosa si dice della prima impressione: potrete capire molte cose di un centro in base a quello che pubblicizzano e quello che  non pubblicizzano! Cercate di farvi un'idea più chiara controllando:

• Chi sono i loro clienti?
• Quali sono le loro caratteristiche distintive?
• Quali sono le dimensioni dell'azienda?
• Da quanto tempo sono in attività?
• Esiste un loro contatto nel vostro Paese?
• Offrono referenze o garanzie di qualità?

Inviate un'e-mail chiedendo informazioni. Nel caso alcuni centri non diano una risposta rapida, potrebbe essere più semplice ricorrere allo short-listing. Se un vendor non si preoccupa di eventuali nuovi clienti/affari, come tratterà i clienti già esistenti? Anche se un centro risponde, potreste riscontrare delle carenze nelle competenze di comunicazione o nell'uso della lingua.  
In questo modo sarete in grado di ridurre la lista a pochi candidati "preferiti", alcuni "possibili" e molti "scartati",  facendo così valere il tempo speso nella ricerca iniziale.
A questo punto, dovreste richiedere alla vostra lista di candidati di rispondere a un apposito questionario. Le loro risposte vi aiuteranno a decidere se i servizi offerti dal loro gruppo sono in linea con le vostre esigenze. In alcuni casi potreste non ricevere alcuna risposta. Scartate immediatamente questi candidati.  
Quando avrete ottenuto tutte le risposte, procedete a confrontarle tra di loro. Quali sono le informazioni che i candidati hanno scelto di non fornire? Quali sono i loro punti di forza? Quali i loro punti di debolezza? Che cosa vi convince? Che cosa non vi convince? Escludete dalla selezione i vendor che si dimostrano restii a fornire informazioni o che forniscono informazioni che non sono in linea con gli scopi aziendali.
Dopo aver ricevuto le risposte, dovreste essere in grado di eliminare immediatamente alcuni vendor dalla lista dei candidati, ancor prima di aver discusso dei costi.

Informazioni da raccogliere e valutare

Potete raccogliere informazioni su tutto ciò che ritenete importante per il raggiungimento dei vostri scopi aziendali. I punti su cui è bene richiedere informazioni includono:   

• Dettagli sul gruppo (storia, esperienza, affidabilità, reputazione, ecc.)
• Standard di qualità (processi di gestione, esperienza e formazione dei traduttori, recensioni, garanzie, standard industriali, traduzioni precedenti, ecc.)
• Project management (processi di gestione, disponibilità, tariffe, prestazioni, ecc.)
• Tecnologie e tool (programmi proprietari o standard, sicurezza, archiviazione, memorie di traduzione, software, gestione dei contenuti, trasferimento file, ecc.)
• Tariffe (per parola, reclutamento personale, qualità della memoria di traduzione, correzioni autorizzate, etc.)

Domande campione

Ciò che segue è una raccolta di possibili domande da inserire nel vostro questionario:
Domande rigurdanti il gruppo e le modalità di lavoro:

• Assegnate lavori a risorse esterne? Chi sono? Quali sono le loro credenziali?
• Quali lingue gestite? In quali di esse siete specializzati?
• Siete specializzati in settori industriali specifici (IT, medicina, ecc.)?  

Domande riguardanti la qualità del team e dei processi di gestione:

• In che modo selezionate i vostri collaboratori (traduttori)?
• Come viene gestito il processo di assegnazione del progetto?
• Che tipo di controllo qualità viene fatto? Siete in grado di fornire garanzie sulla qualità?

Domande riguardanti le modalità di gestione dei progetti:

• Avete un Project Manager dedicato? Qual è la sua disponibilità? Qual è la sua sede di lavoro? 
• Come gestite gli aggiornamenti sullo stato dei progetti? Potete avere la certezza che i tempi di consegna vengano rispettati?
• Qual è il processo di gestione se voi (o noi) non rispettate i tempi pattuiti?

Domande riguardanti i tool e i formati supportati:

• Quali tool di traduzione usate?
• Qual è la vostra esperienza di traduzione di documenti XML?
• Quali sono i formati file supportati?

Domande riguardanti le specifiche opzioni di costo disponibili:

• Quali sono le vostre tariffe generiche per parola?
• Sono previsti sconti per i match al 100% o fuzzy match?
• Cos'è incluso nelle tariffe?
• Quando è possible che la tariffa aumenti? (Influiscono, ad esempio, la complessità tecnica del testo, i valori di mercato o le modifiche dell'ambito del progetto?)  

In questo sito è disponibile una lista più dettagliata di domande: http://www.publishingsmarter.com/resources/books-and-articles/how-to-choose-a-translation-vendor-long 

Costi

Nonostante sia spesso considerato uno degli elementi principali per confrontare i vendor tra di loro, il costo dovrebbe essere l'ultima cosa da considerare. Una volta che avete in mano i costi complessivi, assicuratevi che nel preventivo siano inclusi tutti i servizi che vi servono. Ricordate che il costo non dovrebbe essere l'elemento principale nella scelta di un vendor.
Detto ciò, il costo più facilmente riconoscibile è il costo di traduzione a parola. Un altro costo riguarda le spese di progettazione: c'è un costo iniziale per configurare un sistema e questo varierà da vendor a vendor. Il costo per i lavori di editing o di revisione cambia a seconda del numero di persone che rivedono il materiale tradotto. Ai vendor spetta inoltre un equo compenso per il project management riguardante il lavoro da farsi.
Questo lavoro include la gestione dei file che entrano ed escono dal processo di traduzione, la tracciabilità e il controllo del progetto e della tempistica e lo stato di avanzamento di tutte le parti del progetto. Inoltre il vendor costituisce un contatto fondamentale tra voi e i traduttori. Considerate che il ricarico normale del project management è del 10-13 % . Quando la documentazione sarà stata tradotta e si dovrà pubblicare, ci potranno essere dei costi per il desktop publishing, e cioè per il layout e la configurazione, la formattazione e il posizionamento di tabelle, grafici e altri oggetti nella pagina.
Uno degli ultimi costi da considerare riguarda la revisione del testo tradotto. In alcuni casi il traduttore non è un esperto dell'argomento. Pertanto il materiale può aver bisogno di un'ulteriore revisione da parte di uno specialista della materia.
Col tempo, il vostro vendor dovrebbe essere in grado di farvi risparmiare sui costi di traduzione.  Questi risparmi possono provenire dal suo operato ma anche da azioni che può suggerirvi di eseguire.

Considerazioni finali

Nella scelta del vendor, considerate quanto detto in precedenza per decidere come muovervi. Sulla base di ciò, identificate i rischi e le opportunità connessi con la traduzione così come il costo totale, non soltanto il costo per parola, l'unico che di solito viene fornito. Infine, valutate l'opportunità di questa collaborazione dal punto di vista dell'azienda. Fate in modo che le sensazioni personali non influiscano su una decisione aziendale. Potreste volere un traduttore interno, potrebbe piacervi uno specifico vendor, ma assicuratevi che la vostra decisione sia supportata da buone pratiche aziendali.

 
Bernard Aschwanden è un esperto in tecnologie di pubblicazione, un esperto certificato Adobe, un formatore tecnico certificato  e l'autore di numerosi articoli sulle pubblicazioni in xml e sul single sourcing. È fondatore e presidente di Publishing Smarter, dove lavora con società e singoli per aiutare a creare, gestire e distribuire contenuti.
info(at)publishingsmarter.com
http://www.publishingsmarter.com

Traduzione Thomas Mai – Tradnet –Pieve di Cento
Revisione: Lisa Badocco Scuola Superiore Mediatori Linguistici "Carlo Bo" – Bologna