Spesso si cerca di rendere la gestione della documentazione tecnica, manuali in particolare, il più semplice e veloce possibile. A volte qualcuno può essere tentato di fare un manuale generico che vada bene per tutti i "tipi" di macchine di quel modello. Ma cosa si intende per "tipo"? La direttiva macchine intende per "tipo" la classificazione della macchina dopo averne specificato la denominazione e il modello; è nella Dichiarazione CE che il costruttore deve specificare bene a quale modello di macchina si riferisce aggiungendo eventualmente ulteriori codici identificativi (macchina A modello B serie C tipo D matricola numero E). Vediamo adesso cosa dicono le norme ufficiali a proposito del collegamento fra contenuto delle istruzioni e tipo di macchina a cui si riferiscono.

La guida alla direttiva macchine 2° edizione Giugno 2010, riporta a pagina 248 commento §260:

Laddove un modello di macchina abbia svariate varianti, deve essere precisato all'utilizzatore quali parti specifiche delle istruzioni si applicano a ciascuna variante.
Analogamente, se le istruzioni concernono più di un modello o tipo, ad esempio, se concernono svariati modelli o tipi di macchine che appartengono alla stessa serie, deve essere indicato chiaramente all'utilizzatore quali parti specifiche delle istruzioni si applicano a ciascun modello o tipo.

La norma ISO EN 12100-2 (adesso 12100:2010 e non più 1 e 2*) riporta al paragrafo 6.5.3 (nota: la norma del 2010 è armonizzata):

*la ISO EN 12100:2010 è la fusione delle norme 12100-1:2003, 12100-2:2003 e 14121-1:2007 e non sono state apportate modifiche al contenuto (fonte voltimum.it)

Indicazione per la stesura e per la redazione delle informazioni per l'uso

a) Relazione con il modello: le informazioni devono chiaramente riferirsi allo specifico modello di macchina.

La norma IEC 82079-1:2012 che sostituisce la 62079-1 del 2002 (nota: la norma NON è armonizzata, ma la CEI EN 62079-1* è richiamata nella guida alla direttiva macchine 2° edizione Giugno 2010 al paragrafo §259), riporta al paragrafo 4.8.1:

* La IEC 82079-1:2012 è stata pubblicata dopo la guida alla direttiva macchine ecco perché è richiamata la CEI EN 62079-1:2002.

4.8.1      Conformità con il prodotto

4.8.1.1       Relazione tra istruzioni d'uso e prodotto

Le istruzioni d'uso devono riferirsi inequivocabilmente al prodotto fornito, pertanto devono contenere informazioni relative all'identificazione con la quale il prodotto è contrassegnato. Queste devono comprendere almeno il nome e l'indirizzo del fornitore, indicazione delle serie o tipo, nome del prodotto, tipo di documento e, se applicabile, numero di serie e un'immagine del prodotto.

Qualora il prodotto sia in conformità con una norma riconosciuta, questa deve deve essere chiaramente indicata. Per i requisiti di identificazione, vedere IEC 62507-1. Vedere anche 5.3.

Tutte le istruzioni d'uso fornite su mezzi di comunicazione diversi dal prodotto stesso devono indicare la loro data di emissione e dovrebbero essere identificate tramite un numero di revisione o versione adeguato.

4.8.1.2       Varianti di un prodotto

Se un insieme di istruzioni d'uso si riferisce a più di una variante di prodotto, l'identificativo di una specifica variante deve essere chiaramente riconoscibile nelle istruzioni d'uso e sul prodotto per garantire un'identificazione inequivocabile.  La relazione tra il contenuto e le caratteristiche di funzionamento di diverse varianti di prodotto deve essere inequivocabile.

Qualora un singolo documento riguardasse più varianti di un prodotto, esistono diversi modi di organizzare le informazioni, ad esempio:

a)  Ogni variante di prodotto ha sezioni proprie. Le parti in comune vengono ripetute nella sezione di ogni variante di prodotto. Con questa soluzione il numero di pagine è alto, ma dal punto di vista dell'utilizzatore la lettura risulta facilitata (tutto il contenuto è applicabile alla variante specifica di prodotto) e il rischio di cattive interpretazioni è basso.  L'identificativo della variante di prodotto applicabile, ad esempio, è evidenziato nel piè di pagina o nell'intestazione di ogni pagina (vedere 5.3).
b)  Tutte le varianti di prodotto hanno una sezione comune. Le informazioni specifiche per la variante di prodotto viene evidenziata, ad esempio, utilizzando sottotitoli o colori diversi. Questa soluzione è compatta, ma è necessaria un'attenzione speciale durante l'implementazione e la verifica delle istruzioni d'uso. 

Se viene utilizzata la soluzione b), il risultato dovrebbe essere verificato utilizzando una valutazione empirica perché presente un rischio maggiore di cattiva interpretazione.

L'autore rimanda alla versione in inglese della norma IEC 82079-1:2012 citata nell'articolo, acquistabile presso il sito della ISO (www.iso.org) e dichiara che la traduzione fornita è una libera interpretazione e non è da considerarsi una versione ufficiale.

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