Tutti i produttori di beni di consumo che ricadono sotto le direttive europee hanno a che fare con la documentazione tecnica e con la distribuzione al cliente finale. Il manuale in lingua originale e le tante traduzioni delle istruzioni originali. Per chi vuole abbattere i costi della stampa, archiviazione e distribuzione della documentazione, la domanda è più che legittima... sopratutto per i prodotti consumer. Vediamo di rispondere con le normativa che l'europa e gli enti normativi ci mettono a disposizione.

Dalla guida alla direttiva macchine 2006/42/CE 2a edizione del Giugno 2010, il commento al RES 1.7.4, §255 Forma delle istruzioni:

Il punto 1.7.4 non specifica la forma da dare alle istruzioni. E' generalmente accettato che tutte le istruzioni che concernono la sicurezza e la salute debbano essere fornite in formato cartaceo, in quanto non si può presumere che l'utilizzatore abbia accesso ai mezzi per leggere le istruzioni fornite in formato elettronico o rese disponibili su un sito internet. Tuttavia, è spesso utile rendere disponibili le istruzioni in formato elettronico e su internet, oltre che in formato cartaceo, in quanto ciò consente all'utilizzatore di scaricare il formato elettronico, eventualmente, e di recuperare le istruzioni se la copia cartacea è andata perduta. Questa pratica consente anche di aggiornare agevolmente le istruzioni quando è necessario.

Dalla ISO EN 12100-2 paragrafo 6.5.3 (oggi ISO EN 12100:2010*):

*la ISO EN 12100:2010 è una norma armonizzata alla direttiva macchine. La norma del 2010 è la fusione delle norme 12100-1:2003, 12100-2:2003 e 14121-1:2007 e non sono state apportate modifiche al contenuto (fonte voltimum.it)

e) Durata e disponibilità dei documenti: i documenti che forniscono istruzioni per l'uso dovrebbero essere prodotti in una forma durevole (vale a dire dovrebbero resistere a una manipolazione frequente da parte dell'utilizzatore). Può essere utile contrassegnarli con la dicitura "conservare per successiva consultazione". Laddove le informazioni per l'uso siano conservate in formato elettronico (per esempio CD, DVD, nastro) le informazioni relative ad aspetti della sicurezza che richiedono un'azione immediata devono essere sempre corredate da una copia cartacea immediatamente disponibile.

Dalla IEC 82079-1:2012 che sostituisce la CEI EN 62079-1 del 2002:

4.7.3      Metodi e mezzi di comunicazione

I metodi e i mezzi di comunicazione devono essere scelti in base alle esigenze secondo l'ambiente e i tipi di gruppi di riferimento (inclusi bambini, anziani e utilizzatori con disabilità). La decisione sui mezzi di comunicazione farà sì che i gruppi di riferimento possano avere un accesso permanente e facile a tutte le informazioni necessarie durante l'utilizzazione in condizioni prevedibili, specialmente relative a sicurezza, uso previsto, sicurezza, installazione, operazioni preliminari, avviamento, messa in servizio, risoluzione dei problemi, manutenzione e smaltimento.

Nella maggior parte dei casi, come nel caso di prodotti di consumo, è necessaria una versione stampata delle istruzioni d'uso. In molti casi non è ammissibile fornire istruzioni d'uso solo in formato elettronico, come nel caso di rispetto dei requisiti di legge.
Di seguito si riportano esempi di possibili metodi e mezzi di comunicazione:

a)    Metodi di comunicazione
1)    segni grafici;
2)    testo, video (compresi mezzi ausiliari quali audio e sottotitoli quando necessario), voce;
3)    Braille, testo grande, figure tattili, segnali o altri gesti con le mani visibili;
4)    documentazione supplementare (ad esempio, foglietti illustrativi, manuali o informazioni fornite tramite Braille) o documentazione elettronica (ad esempio manuale integrato, file multimediali registrati o siti web).

b)    Mezzo
1)    Siti web;
2)    strumenti adeguati, ad esempio che utilizzano Dispositivi di Identificazione delle Frequenze Radio;
3)    foglietti illustrativi con testo e illustrazioni;
4)    manuali per gli utilizzatori e per il personale di manutenzione;
5)    un'interfaccia grafica utente.

4.7.6      Strumenti di guida elettronici

Qualora venisse fornito un sistema di guida elettronico, questo dovrebbe consentire all'utilizzatore di spostarsi all'interno della struttura del sistema in modo da conoscere in qualsiasi momento la sua posizione all'interno della struttura. Gli utilizzatori, in qualsiasi momento, devono essere in grado di visualizzare la struttura del sistema sullo schermo, insieme alle intersezioni e alle informazioni associate. L'utilizzatore dovrebbe essere in grado di ridurre o espandere la struttura del sistema, secondo le esigenze.

Le indicazioni di avviso per situazioni prevedibilmente eccezionali devono essere assegnate solo a quei nodi della struttura a cui si riferiscono.

6.7     Utilizzo dei supporti elettronici

6.7.1      Generale
Per supporti elettronici si intende qualsiasi modalità di comunicazione utilizzata per trasmettere i contenuti della documentazione su schermi e/o via audio. Tra questi vi sono:

• fonti audio;
• fonti video;
• fonti video e audio combinate;
• versioni stampabili dei documenti da leggere su schermo tramite scambio di file in cui la grafica corrisponde alla versione stampata;
• applicazioni multimediali interattive che combinano elementi statici, ad esempio testo, immagini, con elementi dinamici, ad esempio video, audio, animazioni, simboli dinamici, lingua parlata. Possono funzionare simultaneamente e l'utilizzatore può controllarle in maniera interattiva;
• sistemi guida on-line rispondenti al contesto.  Possono contenere elementi di applicazioni multimediali interattive come sopra descritto. Inoltre, possono offrire numerose opzioni di accesso e ricerca;
• Applicazioni per la collaborazione via Web (come blog e wiki) che seguono la creazione di contenuti con un team virtuale o una community.

Le istruzioni d'uso su supporti elettronici devono sfruttare al meglio il supporto scelto. Tuttavia, come le istruzioni d'uso stampate, devono essere facilmente comprensibili dagli utilizzatori e seguire i requisiti per questa parte della norma IEC 82079 (ad esempio, per quanto riguarda lingue, leggibilità e illustrazioni).

L'accessibilità è importante per le istruzioni d'uso. Bisogna garantire che tutti gli utilizzatori possano ottenere le informazioni di cui hanno bisogno. I supporti elettronici devono utilizzare un mezzo che permetta di rivolgersi al più ampio pubblico possibile, ma concentrato sull'utilizzatore, facile da utilizzare e che agevoli la comprensione. Ad esempio, DVD audio e video o multimediali devono fornire una serie di tracce audio e sottotitoli con una funzione linguaggio dei segni per consumatori con problemi di udito e descrizioni audio per quelli con problemi di vista.

Internet offre accesso alle informazioni a utenti con qualsiasi tipo di necessità individuali, ma è importante non introdurre inavvertitamente barriere, ad esempio, con difficili metodi di navigazione o animazioni che richiedono software speciali. Pertanto, quando si rende disponibile su Internet parte delle istruzioni d'uso o le relative informazioni, sia la presentazione che la navigazione devono rispettare le Linee Guida per l'Accessibilità ai Contenuti Web (WCAG) raccomandate dal Consorzio World Wide Web (W3C®).

Ove le istruzioni d'uso fossero fornite ESCLUSIVAMENTE per via elettronica (ovvero, senza versione stampata), ciò va indicato chiaramente nel punto di vendita e sulla confezione, insieme al formato multimediale e al tipo di lettore necessario per l'accesso alle istruzioni d'uso (ad esempio, PC, lettori CD audio o lettori video DVD).

NOTA: la stampa delle istruzioni a corredo di alcuni prodotti potrebbe essere richiesta per legge.

6.7.2      Requisiti didattici

I vantaggi che i supporti elettronici forniscono rispetto alla stampa devono essere utilizzati per ottenere una migliore comunicazione. Tuttavia, gli utilizzatori non devono essere sopraffatti dalla durata, densità di informazioni o dalla complessità delle sequenze elettroniche.

Pertanto:

• le istruzioni su supporti elettronici devono seguire l'ordine delle attività che l'utilizzatore deve eseguire;
• in caso di spiegazione di processi complessi, come difficili attività di manutenzione e riparazione, una sequenza di elementi video e audio appropriate può agevolare la comprensione da parte dell'utilizzatore;
• i requisiti per le informazioni sulla sicurezza sui supporti elettronici e specialmente sulle applicazioni multimediali, son gli stessi dei supporti stampati (vedere 6.8).

Le sequenze di animazione possono consentire di ridurre la quantità di altre informazioni video alle sole funzioni di base necessarie. Le sequenze animate devono essere corredate da testo parlato o scritto sincronizzato.
Se i supporti elettronici comprendono contenuti pubblicitari o promozionali, questi devono essere chiaramente separati dalle istruzioni d'uso e la loro visualizzazione non deve essere richiesta prima di visualizzare le istruzioni d'uso.

6.7.3      Requisiti per istruzioni d'uso scaricabili

Le istruzioni d'uso scaricabili devono poter essere visualizzate senza modifiche ai sistemi operativi o ai lettori di uso comune. In questo caso, il sito Web da cui è possibile scaricare le istruzioni d'uso deve:

• fornire il software necessario o un link  per scaricare il software richiesto per la visualizzazione;
• permettere il download in qualsiasi momento.

L'autore rimanda alla versione in inglese della norma IEC 82079-1:2012 citata nell'articolo, acquistabile presso il sito della ISO (www.iso.org) e dichiara che la traduzione fornita è una libera interpretazione e non è da considerarsi una versione ufficiale.

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