Il tempo è una costante naturale e gli esseri umani non sono in grado di influenzarlo. Abbiamo tutti la stessa quantità di tempo a nostra disposizione. Persino i ricchi non possono comprare più tempo, il che rappresenta un fattore di equità. Tuttavia, molti redattori tecnici ritengono che la pressione delle scadenze ricada iniquamente sulle loro spalle; accade regolarmente che i tempi vengano compressi a causa dell'imminenza del lancio sul mercato, della mediocrità del lavoro di preparazione svolto da altri reparti tecnici o di processi di authoring non sufficientemente definiti.      
Quale può essere il motivo per cui alcuni asseriscono di avere "tutto il tempo del mondo", mentre altri, al contrario, si lamentano di non averne mai?

Questo fenomeno ha probabilmente a che fare con il modo in cui le persone gestiscono il tempo. Se viene usato in modo corretto, se ne ricaveranno successi e soddisfazioni. Una gestione sbagliata del tempo mette a repentaglio il successo e il raggiungimento degli obiettivi. In situazioni del genere alcune persone arrivano persino ad ammalarsi. È possibile evitarlo grazie a una gestione accorta del tempo. Imparando a gestire in modo efficiente il nostro tempo raggiungeremo il successo sia a livello professionale sia personale. Tutti i redattori tecnici che sentono l'esigenza di migliorare la propria gestione del tempo dovrebbero cominciare a mettere in pratica quattro principi fondamentali.

Principio 1: pianificazione della giornata

Fate un programma concreto per la giornata. Le uniche cose che vi servono sono cinque/dieci minuti e un calendario. Potrete lavorare su carta o in formato elettronico. La cosa importante è riuscire a mettere per iscritto i propri pensieri, in modo che nulla vada dimenticato.   
È particolarmente utile, al termine della giornata di lavoro, riuscire a pianificare i compiti per il giorno successivo. In questo modo vi preparerete inconsciamente ad affrontarli e il giorno successivo sarà più facile occuparsene.  
Mentre aggiungete compiti alla vostra programmazione, attingendo all'elenco delle "cose da fare" o a qualsiasi elenco di obiettivi, fate una stima del tempo necessario per ciascun compito. Basandosi sull'esperienza, questa è la parte più difficile della pianificazione giornaliera. È bene stare larghi, perché il tempo necessario è sempre più di quello che si pensa. Non riempite l'intera giornata, lasciate spazio per gli imprevisti. Il tempo per gli imprevisti dovrebbe essere circa il 20 per cento di quello destinato al lavoro.

Principio 2: le priorità

Vi capiterà spesso che i compiti che vi siete prefissi richiedano più tempo di quello che avete. Che cosa si può fare in questi casi? Dare delle priorità. Stilate una graduatoria dei vostri compiti, suddividendoli nelle fasce A, B e C. A questo proposito vi verrà in aiuto il cosiddetto "principio di Eisenhower", illustrato nella figura seguente.
Le attività che sono sia importanti sia urgenti verranno classificati nella fascia più alta, la A. Seguono poi la fascia B e C.  
Nota: l'importanza ha la precedenza sull'urgenza! Qualsiasi cosa che vi porti più vicino all'obiettivo è importante. A quanto pare, l'urgenza appartiene praticamente ad ogni attività che vi viene assegnata. Un'attività che classificate come non importate né urgente può essere cestinata. E ci vuole una certa dose di coraggio per farlo.  
Ora potrete dedicarvi con entusiasmo alle attività che avete pianificato. Purtroppo, con vostro grande sconforto, vi renderete conto che oggi tutto sembra andare per il verso sbagliato e che la piega che hanno preso le cose vi costringerà ad abbandonare il percorso che avevate stabilito: continue interruzioni dei colleghi, il telefono che squilla ininterrottamente, le e-mail in arrivo…

 
Fig.: Che cosa è importante e che cosa è urgente? Il principio di Eisenhower aiuta a classificare i compiti.

Principio 3: note cause di interruzione e ladri di tempo

Identificate i fattori di interruzione e riduceteli al minimo. Abbandonate il mito delle porte aperte e, quando dovete lavorare concentrati su un compito di fascia A, chiudetevi a chiave. Va detto che non è così semplice se si lavora in un ufficio grande, come quelli attuali. Ma persino qui è possibile impostare la segreteria telefonica per un certo lasso di tempo.
In alternativa potrete chiedere a un collega di ricevere al vostro posto le telefonate indirizzate a voi. Se avete la possibilità di distribuire liberamente il vostro tempo di lavoro, scegliete un momento tranquillo, ad esempio di prima mattina oppure nel tardo pomeriggio, a seconda delle vostre preferenze. Naturalmente non è possibile fare a meno dei contatti interpersonali, ma è bene lavorare con costanza e limitare le conversazioni sul posto di lavoro in modo che possano rientrare nel programma.
Potrete risparmiare un sacco di tempo evitando di dire sì ad ogni cosa e di assumervi compiti supplementari, che esulano dal vostro lavoro o che non vi portano più vicino ai vostri obiettivi per una semplice questione di buon carattere. Esercitatevi nel dire No senza ingenerare frustrazione in voi stessi o nella vostra controparte.
Se non siete in grado di individuare esattamente che cosa vi impedisce di portare a termine il vostro lavoro nel corso della giornata, provate a compilare un elenco delle interruzioni della giornata. Nell'arco di una settimana annotate tutto ciò che vi impedisce di completare il vostro lavoro. Vi serve solo un foglio di carta sulla scrivania, in cui annoterete brevemente le interruzioni che continuano a presentarsi. Dopo una settimana, vi sarà chiaro quali sono gli elementi nascosti che vi sottraggono tempo e avrete anche un'idea di che cosa fare per contrastarli.
Attualmente, il flusso continuo di e-mail è uno dei maggiori responsabili delle perdite di tempo. Molte aziende hanno già preso atto di ciò e hanno stabilito determinati intervalli durante i quali i dipendenti non sono autorizzati a ricevere e-mail. Può darsi che la vostra azienda sia pronta a concedervi "pause di sollievo" adeguate.
Da ultimo, vi esortiamo ad esercitare l'autodisciplina: concentratevi sugli elementi essenziali delle vostre attività senza farvi distrarre da problemi secondari. Applicatevi con costanza al vostro compito e non disperdete le vostre energie. Se verrete frequentemente distratti dai vostri processi mentali, ogni volta avrete bisogno di tempo per riprendere il filo. Anche se suona molto moderno, il "multitasking", la capacità di eseguire contemporaneamente più attività, alla fine non porta da nessuna parte. Iniziare molte attività senza portarle a termine è fonte di stress e lo stress può farvi ammalare. Il successo si raggiunge solo applicandosi con costanza agli obiettivi.

Principio 4: obiettivi e successo

Se riuscirete a non perdere di vista i vostri obiettivi, rimarrete in carreggiata. Il successo duraturo si acquisisce tenendo a mente i seguenti fattori:
• Sapere esattamente che cosa si vuole
• Prendere decisioni chiare
• Comunicare una sana fiducia in sé stessi
• Finalizzare le energie verso il raggiungimento dei propri obiettivi
• Improntare le relazioni sulla base di una chiara definizione dei ruoli
• Imparare a motivare sé stessi e gli altri in modo convincente
Ma, soprattutto, ricordate che senza abilità di tipo interpersonale non si va lontano.

Risparmiare tempo nella redazione tecnica

Analizzando la questione dal punto di vista della redazione tecnica, le interfacce sono i canali di comunicazione che permettono lo scambio interdisciplinare tra i vari gruppi di lavoro o reparti, ad esempio tra il reparto che si occupa dello sviluppo e quello che si occupa della redazione tecnica. Sfortunatamente molti redattori tecnici sperimentano in continuazione quanto sia problematico e difficoltoso reperire informazioni in questo ambito. Il redattore si trova spesso impossibilitato ad andare avanti perché gli mancano importanti dettagli.
Si avvia allora una catena di avvenimenti che nella maggior parte dei casi genera frustrazione. Come prima cosa, il redattore chiamerà il reparto Sviluppo. Purtroppo il collega che si occupa della questione è momentaneamente assente e quello che c'è non ne sa nulla. La chiamata verrà ripetuta più tardi o forse no. Può accadere la stessa cosa con le e-mail. Qui, il canale di comunicazione non ha importanza; il redattore non può proseguire il suo lavoro, perde un sacco di tempo prezioso mentre la data di consegna si fa sempre più vicina.
L'impazzimento quotidiano può essere evitato solo se è stata definita in precedenza e in modo chiaro un'interfaccia. Il flusso di informazioni va definito in termini di tempo e di contenuto e incluso nelle fasi del progetto di sviluppo.
Perché l'accordo sia vincolante per tutti i partecipanti al processo, ritengo necessario che le interfacce vengano stabilite a un livello gerarchico più alto.

Definizione delle interfacce interne

Tuttavia, talora è necessario avviare discussioni all'interno del reparto di redazione tecnica e ottenerne il pieno consenso. Per fare un esempio, potremmo citare la collaborazione tra redattori tecnici e traduttori. Se si sa già dall'inizio che un documento tecnico verrà tradotto, il redattore tecnico dovrebbe tenere a mente, ad esempio, che la versione in altre lingue potrebbe richiedere più spazio per l'impaginazione. Questo vale anche per le immagini che contengono porzioni di testo o per le didascalie delle illustrazioni. Accade molto spesso che, dopo la traduzione, l'impaginazione se ne vada a gambe all'aria.   
A prescindere dagli esempi che abbiamo fatto, ci sono sicuramente altri "cantieri" più o meno grandi nel vostro ambiente di lavoro. Tutte le volte che vi troverete di fronte a una mancanza di consenso o di definizione che genera interruzioni o incomprensioni dovrete agire e affrontare direttamente il problema.

Utilizzo delle checklist

Non è necessario dotarsi di una regolamentazione su larga scala delle interfacce per ogni cosa; a volte sarà sufficiente anche una semplice checklist. Possono essere predisposte checklist per situazioni della più svariata natura. Le checklist si rivelano particolarmente utili quando si ha a che fare con compiti ricorrenti e fanno risparmiare molto tempo.
Evitano di dover ripensare ogni volta daccapo ai processi abituali e danno la sicurezza di non aver trascurato nulla di importante. L'esperienza insegna che le checklist sono particolarmente utili nella preparazione di discussioni e di eventi.

Definire le linee guida

Le linee guida sull'authoring sono, in definitiva, un manuale per la creazione di manuali. Contengono tutti i dettagli necessari per ottenere testi tecnici uniformi e coerenti sotto il profilo del progetto e della redazione. Sulla base della mia esperienza, posso affermare con certezza che, se un reparto per la redazione tecnica ha due o più redattori dello stesso livello, ci saranno opinioni differenti su come la documentazione tecnica deve essere creata.
La mancanza di uniformità dei documenti complica di gran lunga il processo a valle, specialmente quando si ha a che fare con l'impaginazione e la traduzione, come abbiamo già spiegato nella sezione "Definizione delle interfacce interne". Anche prescindendo dal tempo necessario per le domande e i rifacimenti, tale mancanza di uniformità contraddice l'impegno a perseguire un'immagine aziendale coerente, il Corporate Design.
Spiacevoli esperienze al riguardo e la necessità di adottare misure di razionalizzazione mi hanno convinto della necessità di investire qualche ora di lavoro nella creazione in un insieme di linee guida sull'authoring. A un'analisi retrospettiva, l'investimento viene ripagato più volte: si riducono le inutili discussioni sulla progettazione e persino l'interfacciamento con i traduttori risulta molto più chiaro. Un altro aspetto positivo è rappresentato dal risparmio di tempo che si ottiene per la formazione di nuovi collaboratori.

Progettare le linee guida

Sfortunatamente non ci sono né regole fisse e immutabili o ricette di carattere generale per la stesura di linee guida sull'authoring da poter scaricare da internet o reperibili nella letteratura tecnica. Al contrario, le linee guida devo essere realizzate su misura in base ai requisiti e alle problematiche del singolo reparto di redazione tecnica. È importante che tutte le persone coinvolte nel processo di ideazione vengano coinvolte, in modo che la loro adozione sia universalmente accettata.
Le linee guida sull'authoring dovrebbero contenere fondamentalmente gli elementi elencati di seguito:
• La definizione dei nomi dei documenti, ad esempio Manuale d'uso, Manuale tecnico, Catalogo dei pezzi di ricambio.
• La strutturazione del documento e pagine di esempio
• Il registro linguistico e l'impostazione grafica del testo
• L'impostazione tipografica e della pagina
• La strutturazione delle avvertenze
• L'inclusione degli oggetti grafici e delle fotografie
• Altre particolarità
A conti fatti, le linee guida sull'authoring possono rappresentare uno strumento molto efficace per risparmiare tempo perché, anche nella redazione tecnica, non c'è alcun bisogno di reinventare sempre tutto.

La costituzione e l'aggiornamento di un corpus terminologico

Il fatto stesso di occuparsi della terminologia apre il campo alla riduzione dell'impegno richiesto. Inizialmente, l'utilizzo di una terminologia uniforme in tutta la documentazione tecnica veniva considerato più che altro come un contributo alla comprensibilità e, di conseguenza, alla qualità e alla sicurezza sotto il profilo legale dei prodotti. Sulla scia della globalizzazione e alla luce della necessità di traduzioni in un numero sempre maggiore di lingue, i costi per i produttori sono aumentati in modo esponenziale. La necessità di automatizzare e di razionalizzare i processi di traduzione diventa ogni giorno più pressante perché consente di risparmiare tempo e denaro.
Sul mercato sono presenti varie applicazioni software, le più importanti delle quali sono i sistemi di traduzione assistita. Sono programmi di grande utilità, in grado di salvare testi che sono già stati tradotti, rendendoli disponibili automaticamente nella lingua di destinazione quando si presentano di nuovo. Tuttavia, essi funzionano solo se i testi sono assolutamente identici. Persino una minima differenze di ortografia, ad esempio una parola composta scritta con o senza trattino, fa sì che sia necessario ricorre alla correzione manuale. Per non parlare dell'uso, frequente e irriflessivo, di denominazioni diverse per lo stesso oggetto tecnico.
Il problema dei nomi o delle nomenclature diverse dovrebbe essere affrontato alla radice. La correzione di tali errori terminologici nell'ultima fase del processo, vale a dire durante la redazione, equivale a moltiplicare gli sforzi. 
È sempre meglio partire dall'inizio: la persona responsabile della documentazione tecnica deve essere in contatto con il reparto Sviluppo in modo che i prodotti siano designati in modo univoco già alla fonte. Un'altra buona soluzione consiste nell'affidare a un dipendente l'incarico di occuparsi unicamente della terminologia. Richieste di questo tipo non sono ben accolte dai responsabili delle risorse umane, ma il lavoro di un terminologo qualificato si ripaga ampiamente.

Conclusioni

Spero che questo articolo vi abbia fornito qualche suggerimento per considerare con occhio critico il modo in cui gestite il vostro tempo. Prima di mettere mano alle attività più impegnative della redazione tecnica descritte nella seconda parte di questo articolo, è consigliabile che vi applichiate ai quattro principi fondamentali. La cosa migliore da fare è iniziare immediatamente. Tra le tante idee che sono state esposte in questo articolo, individuate quelle più consone alla vostra situazione e al vostro ambiente di lavoro. E ricordate: gestire il proprio tempo significa gestire sé stessi e la propria vita.
 
Collegamenti
• www.trainart.de/peseschkian.htm
• www.zeitzuleben.de

 
Manfred Zimmermann si è formato come esperto in elettronica presso la Marina tedesca (Bundesmarine). Dopo il periodo di leva ha ricevuto una formazione come tecnico di laboratorio. In seguito è stato a capo del reparto "Formazione e documentazione tecnica" presso una importante società tedesca che opera nel settore delle tecnologie mediche, con una specializzazione nella dialisi, per 26 anni.
zimama(at)freenet.de
 

Questa è la traduzione di un articolo tedesco pubblicato in 'technische kommunikation', la rivista di tekom che si rivolge ai professionisti della comunicazione tecnica e della progettazione dell'informazione. Per saperne di più, visitate il sito www.tekom.de
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