Benzina o diesel? Cambio automatico o manuale? Dotazione di base o più comfort? E gli accessori speciali?
La configurazione di una nuova autovettura pone il cliente davanti ad infiniti punti interrogativi. Al più tardi, al momento della consegna del veicolo, si ripresentano tutte le varianti possibili. Le istruzioni per l'uso spiegano ogni minimo dettaglio, anche se al posto dell'elemento di comando descritto si trova un portalattine! Il libretto individuale di bordo fornito da Volkswagen dice addio alla consultazione casuale di pagine su pagine che descrivono caratteristiche non presenti nel veicolo.

L'obiettivo cui punta il costruttore di autoveicoli Volkswagen è fare in modo che il cliente possa ritrovare nel cosiddetto libretto di bordo soltanto ciò che egli ha effettivamente ordinato. Tuttavia questo servizio è riservato finora soltanto agli acquirenti del modello Phaeton. Entro breve però, anche i conducenti della Golf Plus potranno usufruire di un libretto di bordo, almeno parzialmente, individuale.

Definizione di "Libretto individuale di bordo" Un libretto individuale di bordo descrive soltanto le funzioni e le caratteristiche di dotazione di un veicolo realmente presenti a bordo. Il libretto è redatto e stampato a misura del veicolo.

Nella fase iniziale d'ideazione del libretto individuale di bordo ci si è posti essenzialmente tre requisiti:

• descrizione esclusiva dell'autovettura acquistata dal cliente e delle caratteristiche corrispondenti
• notevole riduzione del volume del libretto
• maggiore visione d'insieme del libretto e facile individuazione dei singoli argomenti

SGML quale punto di partenza
La realizzazione del libretto di bordo è avvenuta in collaborazione con la società DOSCO Document Systems Consulting GmbH di Heidelberg, specializzata nella progettazione e realizzazione di applicazioni documentali basati su XML/SGML.
Nella prima fase è stata analizzata la struttura dei documenti esistenti, ed è stato effettuato un passaggio ad una struttura semplificata SGML.
Nella seconda fase è stato creato un ambiente redazionale completamente nuovo che tenesse conto di tutti i fattori di redazione, controllo, traduzione, archivio dati e pubblicazione per un libretto individuale di bordo. L'intera applicazione è stata concepita in modo tale da consentire la realizzazione di libretti individuali di bordo ottenuti da documenti SGML, nell'ambito di un processo del tutto automatico.
A tale scopo il contenuto di un libretto di bordo viene suddiviso in moduli che seguono una struttura a tre livelli. L'allineamento di tutti i moduli consente di creare un documento complessivo che descrive tutte le caratteristiche di un modello di veicolo.

Un nuovo modello di comprensibilità
Contestualmente al libretto individuale di bordo è stato concepito un nuovo modello di comprensibilità per la struttura del libretto. Il concetto a tre livelli introduce il lettore gradualmente nell'argomento. Il primo livello, costituito da titolo, brevi informazioni e immagini, fornisce dati e fatti principali. Il secondo livello contiene le istruzioni per l'uso, il terzo tutte le restanti informazioni. È il lettore a decidere la quantità delle informazioni di cui necessita. Una volta ottenute le informazioni desiderate nel primo livello, il lettore può interrompere la lettura del libretto.

La definizione della struttura sulla base del concetto a tre livelli determina il layout. Le dimensioni dei caratteri diminuiscono di livello in livello. Il layout viene aggiunto nel processo automatico di stampa. È possibile un controllo a cura dell'autore o del traduttore, ma nella maggior parte dei casi non è necessario.

Concetto a tre livelli – Evidenziazione nel layout

Fig. 1: esempio di layout del concetto a tre livelli

Moduli indipendenti
Ogni singolo modulo costituisce un'unità contenutistica a se stante. All'interno del testo esso non fa riferimento a moduli precedenti o successivi. I collegamenti sono stabiliti esclusivamente tramite riferimenti incrociati. L'indipendenza dei singoli moduli consente di creare dal documento complessivo un numero a piacere di documenti individuali.

Tutti i moduli contengono inoltre informazioni di utilizzo tramite le quali è possibile monitorare eventuali aggiunte od omissioni all'interno del libretto di bordo. A tale scopo è stata ampliata la struttura SGML, e l'editor è stato predisposto di conseguenza. L'autore sceglie le informazioni di utilizzo da un elenco e non deve digitare alcun testo libero. Le informazioni possono riguardare una o più caratteristiche ma anche specifiche di mercato. I moduli senza informazioni di utilizzo hanno una validità generale e possono essere utilizzati per ogni libretto di bordo.

Le informazioni di utilizzo contengono ad esempio i seguenti dati:

• Valido per i veicoli con sedili a regolazione elettrica
• Valido per i veicoli con sedile con funzione massaggio e imbottitura in pelle
• Valido per il mercato del Canada

Un filtro automatico
L'individualizzazione avviene grazie ad un filtro appositamente concepito e programmato. Il documento complessivo viene acquisito modulo per modulo e confrontato con le specifiche tecniche del veicolo. Le informazioni di utilizzo consentono di escludere così i moduli superflui. Il risultato è un documento individuale e commisurato al singolo veicolo.
Nella produzione di autovetture, ciascun veicolo è descritto da un set di dati contenente tutte le informazioni sui pezzi montati. Questi dati vengono assegnati alle informazioni di utilizzo dei moduli.

Nuove sfide per i redattori tecnici
La qualità del libretto individuale di bordo dipende in tutto e per tutto dalla qualità dell'autore. Ai fini di una possibile individualizzazione, il redattore tecnico deve conoscere tutte le caratteristiche di dotazione del modello del veicolo e le relative varianti. Spetta a lui la decisione di raggruppare o separare le descrizioni di determinate caratteristiche, consentendo una suddivisione nei moduli indipendenti descritti. Nell'ambito della redazione del testo egli deve far confluire e verificare costantemente le proprie conoscenze. Questa specifica responsabilità è decisiva ai fini della qualità dell'individualizzazione.

L'avvio del motore deve essere descritto possibilmente in quattro versioni:

• Motore a benzina con cambio manuale
• Motore a benzina con cambio automatico
• Motore diesel con cambio manuale
• Motore diesel con cambio automatico

In questo caso tuttavia il veicolo è dotato sempre di un'unica versione. Un redattore "normale" riassumerebbe la procedura di avvio in un unico testo. Il redattore "individualizzato" deve creare quattro testi indipendenti.
Inoltre il nuovo ambiente redazionale pone l'autore dinanzi a nuove sfide. Il requisito di base è la perfetta conoscenza del software con tutte le sue possibilità e convenzioni. Una volta appreso, l'ambiente offre tuttavia numerosi vantaggi. Il file di Document Type Definition, in breve DTD, contiene ad esempio molti elementi semantici che consentono di abbinare le convenzioni utilizzate dall'autore per le formulazioni a determinati elementi SGML. Questo supporto risulta più chiaro e facile da elaborare per l'autore rispetto alle istruzioni che riguardano il documento complessivo.
All'elemento SGML "azione" sono abbinate le seguenti convenzioni per il redattore:

• carattere di invito

• breve formulazione
• raggruppamento di azioni

Alla domanda del lettore "Cosa devo fare?" SGML risponde semplicemente con <azione> Aprire il cofano.</azione>. Il concetto favorisce dunque anche l'uniformità delle formulazioni.

Epic Editor
Lo strumento di produzione dell'autore per i dati SGML è l'Epic Editor di Arbortext. Oltre alla visualizzazione di immagini, simboli del veicolo e tabelle, i testi generati sono visualizzati nella lingua richiesta. L'Epic Editor è stato adattato alla DTD dell'applicazione. Numerose funzioni sono state scritte appositamente con tecniche ACL, C++ e Java:

• L'inserimento di immagini supporta una finestra di dialogo che consente la selezione da un elenco o da una banca dati di immagini. L'immagine prescelta viene quindi inserita mediante un riferimento di entità.
• Per l'inserimento di elementi complessi l'autore può disporre di apposite guide.
• La creazione di riferimenti incrociati avviene automaticamente con un clic del mouse.

Le ulteriori caratteristiche comprendono le funzioni di verifica che consentono all'autore di analizzare il documento sia dal punto di vista della coerenza, sia dell'osservanza delle convenzioni: un requisito essenziale ai fini dell'individualizzazione. Il documento è un documento complessivo che costituisce la base per un elevato numero di documenti individuali. In seguito tali documenti non potranno più essere verificati singolarmente.

Traduzione in 30 lingue
Il traduttore riceve il documento nella lingua d'origine in formato SGML e restituisce il documento nella lingua di destinazione, mantenendo il medesimo formato. Entrambi i formati sono conformi alla DTD dell'applicazione. Alcune funzioni di guida fanno sì che le strutture di origine e destinazione non differiscano. In questo modo è garantito l'utilizzo di processi identici per tutte le versioni linguistiche.
Il sistema della memoria di traduzione è stato creato in stretta collaborazione con le società coinvolte Trados, DOSCO e Volkswagen, tenendo conto di tutti i fattori rilevanti per SGML, appositamente per le esigenze dei libretti individuali di bordo.

Processo automatico di stampa
La produzione dei libretti individuali di bordo a misura di veicolo avviene in modo completamente automatico. Il processore di stampa è paragonabile ad una scatola nera che rileva i documenti SGML, convertendoli in formato PDF pronto per la stampa.

Il processore è in grado di elaborare ogni documento SGML conforme alla DTD dell'applicazione, ovvero sia i documenti individuali, sia il documento complessivo. Il processore di stampa supporta le lingue europee occidentali e orientali, incluso il russo e il greco. Inoltre è possibile generare e produrre automaticamente anche le pagine di copertina.Come già spiegato, è possibile un controllo del layout a cura dell'autore o del traduttore, ma in genere non è necessario. Non avvengono correzioni manuali del layout.

Layout automatico

Fig. 2: esempio di layout

La realizzazione del processore di stampa è stata effettuata sulla base di Adobe FrameMaker+SGML. Per soddisfare gli elevati requisiti per il layout, la complessa programmazione è avvenuta sulla base del FrameMaker Developers Kit. L'adattamento al FrameMaker prevede esclusivamente la formattazione per la stampa e non è configurato per l'immissione di dati.

Il processore di stampa offre inoltre le seguenti funzioni:

• L'indice analitico del libretto di bordo viene creato sulla base di informazioni contenute in specifici elementi SGML.
• I libretti di bordo sono suddivisi in singoli fascicoli. Per offrire al lettore un'ulteriore funzione di ricerca, il processore di stampa genera inoltre un indice analitico completo contenente le informazioni di tutti i fascicoli.
• Il supporto di lingue include il set di caratteri desiderato, l'utilizzo dei testi generati, la corretta sillabazione e la differenziazione dell'indice analitico.
• Per l'applicazione del libretto di bordo i simboli del veicolo sono stati trasformati in determinati tipi di carattere le cui dimensioni, a differenza delle immagini, possono essere adattate automaticamente all'ambiente e rappresentate nel colore desiderato.

Un sistema redazionale innovativo
L'applicazione descritta per la creazione di libretti individuali di bordo è integrata nel sistema redazionale LIVAS3/MOVE, basato su una banca dati. L'intero work-flow contiene tutte le fasi, a partire dall'incarico fino alla pubblicazione finita. L'immagine illustra una panoramica degli strumenti utilizzati.

Strumenti utilizzati

Fig. 3: strumenti del sistema redazionale LIVAS3/MOVE

Mediante una preparazione intelligente dei dati, il sistema redazionale consente di gestire numerosi formati di destinazione. Ad esempio, un convertitore trasforma automaticamente i documenti SGML in formato Word. Il browser SGML/XML Multidoc-Pro è stato adattato e integrato fra l'altro nella Translators Workbench, dove viene fornita al traduttore una visualizzazione formattata dei documenti, utile soprattutto in presenza di tabelle. Per analogia è possibile anche la conversione di dati in HTML e PDF.

Presente e futuro
Entro breve Volkswagen pubblicherà il primo libretto di bordo parzialmente individualizzato. A partire dall'estate l'acquirente di una Golf Plus riceverà un libretto di bordo che descriverà soltanto i modelli con motore a benzina o diesel, a seconda della versione ordinata. Per il momento, la Phaeton rimane l'unico modello del gruppo ad avere un libretto di bordo che sfrutta appieno le possibilità dell'applicazione per la creazione di testi individualizzati.

Se nella pratica l'individualizzazione parziale riscontrerà successo, l'estensione ai modelli monovolume sarà soltanto una questione di tempo. Tuttavia vanno ancora risolti in maniera definitiva i seguenti compiti:

• Realizzazione del processo just-in-time per la produzione e la fornitura di libretti di bordo, perché possano essere consegnati unitamente alle dotazioni dei veicoli, al momento giusto e al punto giusto della catena di montaggio.
• Archiviazione e riproduzione garantite dei libretti individuali di bordo.
• Integrazione contestuale di tutte le modifiche al veicolo nel documento complessivo.

Il sistema redazionale ha già superato la sua prova di carico. Oggi vengono creati numerosi libretti di bordo, informazioni per le officine e piani di assistenza con LIVAS3/MOVE sotto forma di documenti complessivi. Anche dal punto di vista economico si intravedono i primi effetti di sinergia. I dati vengono utilizzati per i tradizionali mezzi di stampa, applicazioni interattive e come basi per applicazioni on-line.

Conclusioni
Il cliente necessita di un libretto individuale di bordo? Non sussistono risposte rappresentative a questa domanda. La dotazione tecnica e pertanto anche il controllo di veicoli moderni sono sempre più complessi, le dotazioni sempre più ampie. Le nuove esigenze relative alla documentazione tecnica trasformano le pubblicazioni in "libroni" ingestibili. Le individualizzazioni rappresentano uno strumento efficace per ridurre i volumi e migliorare la visione d'insieme. Il valore aggiunto per il cliente è evidente. Volkswagen è precursore in questo settore; nessun altro costruttore di autoveicoli pubblica attualmente libretti individuali di bordo.

L'applicazione per la creazione di libretti individuali di bordo offre, dal punto di vista tecnico, tutte le possibilità per realizzare libretti di bordo su misura per il singolo veicolo. La gamma di informazioni per il cliente si arricchisce. Come spesso accade, sarà la redditività a decidere quando e in che forma queste possibilità troveranno impiego.

Bernhard Heiny (57) è direttore della sezione "Gestione informazioni e documenti" e responsabile dell'area informazioni alla clientela di Volkswagen AG.
Rüdiger Tillmann (39) è titolare di JOLE COMMUNICATION, un'agenzia di comunicazione e pubbliche relazioni. Dal 2002 lavora come giornalista per Volkswagen AG ed è autore di pubblicazioni mirate a gruppi target per le aree "redazione tecnica" e "istruzioni per l'uso".

traduzione fornita da Ic.Doc srl