Pratiche migliori per la redazione di documentazione tecnica destinata ad essere tradotta con sistemi di traduzione assistita


Spesso la qualità di un prodotto finito dipende dalla qualità de singoli materiali e componenti che lo costituiscono. I servizi di traduzione e localizzazione non possono che conformarsi a questo principio.

La valutazione della qualità globale di un servizio di traduzione è infatti il frutto di svariati aspetti o requisiti: qualità stilistica del testo tradotto, comprensibilità, corretta gestione terminologica, rispetto delle tempistiche stabilite, competitività del rapporto prezzo/qualità, capacità di recupero dei testi tradotti in passato. Per assurdo, una traduzione stilisticamente e terminologicamente perfetta, consegnata con grave ritardo e con conseguente blocco dei pagamenti o perdita della commessa è una pessima traduzione.

Un grande contributo al successo dell'unione di tutte queste variabili può certamente venire dalla materia prima sottoposta all'attenzione del centro traduzioni o del professionista freelance: il testo sorgente.

Nei paragrafi che seguono vogliamo sottoporre all'attenzione del lettore, che supponiamo essere il redattore tecnico impegnato nella produzione o redazione di manuali, istruzioni o guide di ogni genere, alcuni spunti di riflessione che contribuiranno certamente al miglioramento della qualità generale del servizio di traduzione.

Esistono infatti metodi e supporti di scrittura della documentazione che si adattano più di altri ad essere elaborati con strumenti di traduzione assistita (riportiamo una breve definizione di questi sistemi al termine del presente articolo). Ci rivolgiamo a chi non conosce, conosce solo superficialmente o ha solo sentito parlare di questi sistemi e, di conseguenza, non immagina fino a che punto il proprio modo di scrivere e redigere può influire su tempi, costi e qualità della traduzione.


Tutta la documentazione gode di pari dignità e deve assolvere senza compromessi alla propria funzione, dal libretto d'uso della pompa di un piccolo acquario al manuale di istruzioni dell'impianto industriale più complesso soggetto alle più rigide disposizioni in materia di direttiva macchine. Una Panda, perché è una Panda - e non è una Ferrari - ha comunque diritto ad avere 4 ruote, un motore, i sedili e a funzionare correttamente. La differenza risiede ovviamente nei materiali, negli optional, nelle prestazioni…

I livelli dei supporti per la documentazione tecnica

Operando una notevole semplificazione, suddividiamo i supporti in tre macro livelli:
a. livello base: Word/Excel - Panda
b. livello intermedio: Xpress/Indesign/Pagemaker - BMW/Mercedes
c. livello avanzato: FrameMaker / XML… - Ferrari

Nel presente articolo ci limiteremo al livello base, che coincide essenzialmente con l'utilizzo di MS Word per la redazione dei manuali/della documentazione tecnica.

Sebbene MS Word non sia uno strumento indicato per la realizzazione di manuali tecnici, molte aziende sono restie a modificare le proprie abitudini per diverse ragioni.
- Consolidamento della documentazione: numerose versioni passate già disponibili in Word, da cui fare copia incolla
- Mancanza di competenze interne per passare ad un livello superiore
- Budget limitati
- Inerzia: le risorse e le energie sono dedicate alla soluzione di altre questioni – specie in Italia.

Lo sviluppo è tuttavia più che mai a portata di mano: sono sufficienti però pochi semplici accorgimenti per consentire il reperimento di risorse (o di motivazioni) che possono spingere al passaggio ad un livello superiore.

Riportiamo qui di seguito in forma tabellare alcune semplici astuzie che, se adottate specie in manuali voluminosi o complessi, possono generare notevoli risparmi sui costi di traduzione. La prima colonna di sinistra riporta l'elemento esaminato, la colonna centrale la pratica corretta (o più semplicemente cosa fare o non fare), mentre la colonna di destra spiega l'impatto in termini di tempo e costo in fase di traduzione.

Parte 1, layout e presentazione

Ovvero: quando l'impaginazione fa saltare il budget della traduzione

Disposizione del testo e delle immagini

Pratica corretta

* Lasciare spazio tra paragrafi, tra testo e immagini, all'interno delle tabelle.
* Se necessario lasciare una pagina vuota tra i capitoli.
* Considerare la diversa lunghezza (espansione e contrazione) delle lingue rispetto all'italiano
* Evitare di disporre il testo in colonne troppo strette (tedesco: parole composte molto lunghe).
* Prevedere tabelle con colonne più ampie del necessario.

Impatto

* Riduzione dei tempi e costi di post-elaborazione dell'impaginazione. I costi di impaginazione spesso rappresentano il 40% del totale del servizio di traduzione.
* In caso di riferimenti incrociati (rimandi manuali a pagine, capitoli, paragrafi, ecc.) il tempo necessario per ripristinare l'indicazione delle pagine sarà inferiore in quanto non si sarà verificato uno sfalsamento del numero di pagine tra le varie lingue.



Caselle di testo

Pratica corretta

* Evitare l'uso delle caselle di testo.
* Preferire tabelle o tabulazioni.

Impatto

* Gli strumenti di traduzione assistita gestiscono in maniera poco efficace il testo nelle caselle.
* Il conteggio delle parole non è sempre corretto.
* Un intervento di reimpaginazione è spesso necessario per ridimensionare e riposizionare le caselle.

Testo in immagini

Pratica corretta

* Evitare il testo all'interno delle immagini (o in caselle di testo posizionate sopra o intorno alle immagini).
* Utilizzare numeri o lettere per riferirsi ad elementi delle immagini utilizzando testo standard.

Impatto

* Il testo nelle immagini non è traducibile con i sistemi di traduzione assistita (quindi non riutilizzabile e non scontabile in futuro). Caselle di testo: vedi sopra.
* Utilizzando i rimandi, anche il testo che si riferisce alle immagini può essere tradotto facilmente senza implicare elaborazioni successive ed essere riutilizzato in futuro.

Figura 1: Esempio di testo nelle immagini

Figura 2: Scelta sconveniente: inserimento del testo in caselle di testo o colonne

Figura 3: Scelta corretta: numerazione dei riferimenti dell'immagine

Interruzioni manuali di riga

Pratica corretta

* Evitare le interruzioni manuali di riga

Impatto

* L'uso di queste interruzioni pregiudica la corretta segmentazione delle frasi e quindi il loro riutilizzo dopo inserimento nella memoria di traduzione.

Figura 4: Esempio di cattivo allineamento del testo, di utilizzo di spazi e di interruzioni manuali di riga


Utilizzo di spazi e tabulazioni

Pratica corretta

* Evitare di allineare il testo utilizzando spazi e tabulazioni "selvagge"

Impatto

* Impossibilità di allineare perfettamente il testo tradotto in altre lingue come l'italiano originale. Utilizzare margini, tabulazioni ben allineate o tabelle.
* L'utilizzo indiscriminato di spazi e tabulazioni impedisce il corretto riconoscimento di frasi identiche o ripetute e quindi l'ottimizzazione della riduzione dei costi.

Figura 5: Esempio di cattivo allineamento del testo e utilizzo di spazi selvaggi

Testo multilingue

Pratica corretta

* Evitare di procedere in parallelo con più lingue (testo a fronte, più lingue nello stesso file…)
* Creare un file per lingua

Impatto

* Difficoltà di analisi, calcolo dei costi, necessità di lavoro supplementare di pre e post elaborazione.
* Con un file per lingua si semplificano gli aggiornamenti, il riutilizzo del testo e la gestione generale dei file.
* Con un file per lingua si evita inoltre di dover rimettere mano ai collegamenti interni (aggiornamenti dei rimandi a paragrafi o pagine sfalsati) se non si è fatto ricorso ad un'attenta gestione dei campi.

Figura 6: Esempio di inserimento di più lingue nella stessa pagina

Parte 2, redazione linguistica

Ovvero: più i dispositivi o i macchinari sono complessi più semplici e chiare dovranno essere le istruzioni.


Stile

Pratica corretta

* Evitare frasi lunghe e complesse.
* Evitare disomogeneità linguistiche/stilistiche.
* Evitare sinonimi.
* Frasi brevi: maggiore possibilità di riutilizzo del testo in una varietà più ampia di contesti.

Impatto

* Esempio limite: nella didascalia di un'immagine in cui l'istruzione è "Avvitare il dado", scrivere semplicemente "Avvitare" se risulta chiaro ciò che occorre avvitare. La parola sarà automaticamente tradotta anche nel caso in cui l'oggetto dell'azione sia un bullone, una vite, una manopola…
* Frasi semplici e chiare agevolano il lavoro di traduzione e standardizzano il testo che può essere facilmente riutilizzato. Frasi brevi e "indipendenti" possono essere facilmente riutilizzate in contesti diversi. Consentono di ridurre i costi ed evitano interventi di adattamento a seconda dei contesti (maggiori probabilità che la soluzione proposta dal sistema di traduzione assistita sia appropriata).
* Abbandonare il timore di essere ridondanti o di utilizzare ripetizioni: più il testo è semplice, minore sarà il numero di domande di chiarimenti da parte del linguista incaricato della traduzione (con conseguente aumento della qualità generale).
* Evitare l'uso di sinonimi che potrebbero essere male interpretati. Una imprecisione nella lingua sorgente potrebbe tradursi in 15 errori costosi da riparare sul manuale già stampato in 15 lingue.

Stile/Punteggiatura

Pratica corretta

* Incrementare la punteggiatura

Impatto

* Preferire frasi brevi, utilizzare troppa punteggiatura piuttosto che poca. La mancanza di punteggiatura pregiudica la comprensione e impedisce una corretta segmentazione delle frasi da parte dello strumento di traduzione assistita.
* Stile/Forme verbali
* Evitare frasi passive, forme verbali complesse
* L'utilizzo di forme verbali attive agevola la comprensione e promuove in modo naturale la semplificazione del testo.


Parte 3, terminologia

Ovvero: non sempre i fischi per fiaschi sono divertenti, specie in azienda


Glossari

Pratica corretta

* Redigere un glossario multilingue o, se impossibile, monolingue, illustrando usi e funzioni dei componenti

Impatto

* La presenza di un glossario riduce il margine di errore, sveltisce il lavoro e consente la creazione di routine automatiche di controllo terminologico.
* Sensibile riduzione del numero potenziale di domande rivolte al cliente da parte del linguista (perdita di tempo, numerose comunicazioni, incomprensioni…)
* Il tempo investito nella redazione del glossario viene ampiamente ripagato nel corso del processo di traduzione. Il fornitore di servizi linguistici sarà vincolato all'utilizzo e al costante aggiornamento di detto glossario.


Termini specifici

Pratica corretta

* Evitare termini non standard, non convenzionali

Impatto

* Adottare astuzie come l'utilizzo di grassetto per sottolineare termini particolari e semplificarne il reperimento e la corretta gestione. Questo semplice espediente semplifica notevolmente la gestione terminologica e facilita a posteriori la verifica da parte del redattore della corretta adesione ad un eventuale glossario aziendale fornito.
* L'utilizzo di termini utilizzati impropriamente (spesso in quanto facenti parte di un gergo aziendale consolidato) può causare problemi. Cercare di scrivere in maniera standard in previsione di una traduzione che deve poter essere comprensibile anche in lingue e culture completamente diverse.
* Esempio reale: il cliente richiede che il termine "stampo" sia tradotto in inglese con "tool". Il termine "tool" è troppo generico e non è la traduzione più logica che un traduttore può adottare. In assenza di glossari convalidati e comunicazione preventiva delle scelte risulta impossibile "indovinare" una tale preferenza terminologica. Rischio di nascita di contenziosi.


Acronimi

Pratica corretta

* Spiegare sempre il significato degli acronimi

Impatto

* Riduzione del numero potenziale di domande di chiarimenti, riduzione del numero di errori (molti acronimi possono avere svariati significati), maggiore chiarezza generale del testo.


Uso maiuscole/minuscole

Pratica corretta

* Evitare disomogeneità

Impatto

* Specie nei termini tecnici, evitare disomogeneità nell'uso di maiuscole e minuscole per consentire ai glossari integrati nei sistemi di traduzione assistita di lavorare efficacemente, ridurrei tempi, i costi e i margini di errore.

Conclusione

A conclusione di questa prima sezione dedicata al livello base (Panda), desideriamo sottolineare l'importanza di "scrivere in modo orientato alla traduzione". Non si tratta infatti di agevolare semplicemente il lavoro del traduttore, ma di operare una scelta che porta alla propria azienda risultati concreti e misurabili in termini di:
- riduzione dei costi in maniera costante nel tempo
- riduzione dei tempi
- aumento della qualità
- miglioramento dell'immagine aziendale tramite documentazione di qualità
- riduzione del rischio di contenzioso dovuto a traduzioni errate
- fidelizzazione del cliente
- possibilità di liberare risorse per passare ad un livello superiore e moltiplicare i suddetti vantaggi.


Definizione semplificata di strumento di traduzione assistita: suite software utilizzata per immagazzinare termini e frasi man mano che il traduttore (umano) procede nel lavoro. Il procedimento viene chiamato anche "Machine Assisted Human Translation" (MAHT) – Traduzione eseguita da un essere umano assistita al computer. Ogni frase (denominata segmento o "Translation Unit" viene immagazzinata in un database. Il sistema durante il processo di traduzione confronta il contenuto del database con ogni nuova frase da tradurre. Se il contenuto è simile, propone la frase con maggiore percentuale di similarità, indicandone anche il grado di percentuale (solitamente dal 75% al 100%). Il traduttore deve quindi adattare le frasi con corrispondenza parziale (dal 75% al 99%) o verificare che non vi siano errori in quelle con corrispondenza esatta (100%). La tariffa di traduzione cala con l'aumentare della percentuale e, in casi particolari, può essere annullata per una particolare tipologia di corrispondenza esatta, chiamata 100% nel contesto o "perfect match". Inoltre, frasi identiche all'interno di un file o di un gruppo di file da tradurre possono essere elaborate una volta sola. Il sistema le riproporrà automaticamente nel corso della traduzione.


Lorenzo Cassani - Linguanet