Modulare e adattabile
Leinhäuser und Partner è un fornitore di servizi di traduzione di Monaco di Baviera che collabora con circa 300 traduttori freelance. Da circa un anno, un'applicazione di gestione progetti open source garantisce una maggiore efficienza nella gestione delle commesse relativamente a traduttori e clienti. Si tratta di un'applicazione sostanzialmente gratuita, ma gli adattamenti specifici devono essere programmati o acquistati sotto forma di servizi.
Le alternative
La selezione è stata limitata a tre sistemi, che sono stati esaminati e testati approfonditamente uno dopo l'altro:
- Plunet Business Manager, produttore Plunet, Germania, www.plunet.de
- Espresso, produttore Language Networks, Paesi Bassi, www.languagenetworks.com
- ]project-translation[, produttore ]project-open[, Spagna, www.project-open.com
Leinhäuser und Partner hanno preso una decisione in base a criteri di sicurezza, ergonomia, base di installazione, adattabilità, stabilità e configurazione dell'interfaccia. Alla fine la scelta è caduta sul sistema ]project-translation[, di seguito abbreviato in "PT".
Gli obiettivi dell'implementazione
La nuova gestione progetti è stata acquistata per ottimizzare la gestione degli incarichi di traduzione e tutti i dati di clienti e freelance. Inoltre, il sistema ha il compito di fornire maggiori informazioni sul progetto, compresi i relativi dati finanziari. Il punto centrale era tuttavia un miglior supporto ai project manager e l'assistenza nel processo di produzione.
Per raggiungere questi obiettivi, PT offre una serie di funzioni e proprietà, di cui elenchiamo di seguito le principali:
- gestione di progetti e di un numero desiderato di sottoprogetti; per i progetti complessi o gli "incarichi cumulativi" è possibile creare un numero qualsiasi con un unico comando.
- Creazione automatizzata di fatture e ordini; i dati dell'ordine devono essere inseriti solo una volta.
- Collaborazione tra tutti i partecipanti al progetto tramite il forum; è possibile pubblicare in un forum le domande o i problemi che subentrano durante il progetto e metterli a disposizione di tutti i partecipanti insieme alle soluzioni adeguate.
- Rilevamento dei tempi dei partecipanti al progetto
- Reporting
- Ricerca e gestione dei freelance (valutazione e inserimento delle singole competenze); i freelance possono gestire autonomamente sul Web i propri recapiti e il profilo dei servizi offerti.
- Ricerca sul testo completo nell'intero database; la ricerca sul testo completo consente di richiamare tutte le informazioni, che si tratti di recapiti, nomi di progetti, voci Wiki o voci del forum.
- Riproduzione del processo di traduzione (workflow dinamico); è possibile definire più workflow diversi in qualsiasi momento.
- Valutazione della qualità della traduzione ISO (è necessario il modulo ISO)
- Cronologia dei progetti integrata
- Gestione dei file integrata
- Chiara suddivisione dei compiti
- Funzionalità Wiki
- Funzionalità di notifica
Fig. 1: all'interno del progetto, viene creato un task per ogni file. Per i file da tradurre, una matrice CAT fornisce informazioni sui costi netti della traduzione.
Il fondamento tecnico
Questo sistema di gestione dei progetti è una soluzione open source e si basa su una piattaforma tecnica consolidata: OpenACS, sulla quale sono basate grandi communities, ad esempio la pianificazione delle attività didattiche dell'università di Heidelberg o greenpeace.org. Su questa robusta base sono state sviluppate varie soluzioni settoriali sotto il marchio comune ]project-open[, di cui una specificatamente per le esigenze del mondo della traduzione.
I dati sono gestiti per mezzo di un database PostgreSQL, un formato di database SQL molto diffuso non soltanto nel mondo Unix, che copre praticamente tutte le esigenze in fatto di prestazioni. Inoltre, PT supporta anche i database Oracle, il che di norma dovrebbe essere sovradimensionato per un'agenzia di traduzioni. Le pagine Web sono programmate in TCL, un linguaggio di programmazione molto simile a PHP.
Il sistema di per sé è strutturato in modo molto modulare e l'installazione standard, che dovrebbe coprire ottimamente le esigenze di un traduttore freelance, è completamente gratuita. C'è poi una vasta gamma di moduli supplementari, di cui alcuni a pagamento.
L'introduzione del sistema
A posteriori, la fase di ricerca e valutazione del nuovo sistema è stata quella preponderante in termini di tempi dell'intero progetto. L'introduzione del nuovo sistema è invece durata relativamente poco. Sono passate circa quattro settimane dal primo contatto all'installazione di un test server. Leinhäuser und Partner ha avuto accesso a un database di prova esclusivo, in modo da consentire a tutti i collaboratori di sottoporre a un esame completo tutte le funzionalità. Due mesi dopo, era chiaro che PT era il prodotto più adatto alle esigenze di Leinhäuser und Partner. Altrettanto evidente era la necessità di apportare alcuni adattamenti.
Il team spagnolo di ]project-open[ ha effettuato via VPN l'installazione del Web server. In precedenza si era proceduto a trasferire i vecchi dati, in modo da rendere l'applicazione per i progetti pronta per l'uso in tempi relativamente brevi.
Per evitare problemi di accettazione, tutti i collaboratori sono stati coinvolti fin dall'inizio nel processo di selezione. Le incertezze iniziali sono state eliminate dall'attività di formazione e dalla successiva fase di training. Dopo qualche giorno, tutti i collaboratori sapevano usare il sistema, il cui uso si è rivelato semplice e immediato. Occorre tuttavia ricordare che i collaboratori erano già in possesso di nozioni di base in materia di gestione di progetti di traduzione e abituati a lavorare con un apposito sistema.
Dalla prassi quotidiana sono scaturiti altri adattamenti, che gli sviluppatori hanno applicato rapidamente e a costi limitati.
Lavorare con il sistema
Oramai lavorare ogni giorno con questo sistema non comporta alcun problema. I project manager apprezzano soprattutto la funzione di ricerca e la possibilità di navigare nell'intero sistema con un paio di clic. In questo caso l'approccio Web-based rappresenta un netto vantaggio rispetto ai sistemi tradizionali, che in parte presentano percorsi di menu e maschere complicati.
Fig. 2: la pagina iniziale di un progetto fornisce un riepilogo chiaro del progetto. Sono comprese anche le voci rilevanti per il progetto e le discussioni del forum.
Il sistema è concepito in modo che tutti i partecipanti al processo di traduzione possano accedere al database. Questo significa che i clienti possono interrogare lo stato del processo on-line e in teoria anche scaricare direttamente i file pronti. In pratica però queste possibilità di accesso sono poco usate. La maggior parte dei clienti aspetta di ricevere per e-mail i file tradotti perché lo ritiene più comodo.
Una delle possibilità di trasmissione dati è invece stata accolta molto bene dai clienti: i grossi pacchetti di dati, ad esempio i documenti PDF, possono essere caricati tramite https. Con questo protocollo la trasmissione è molto più sicura che via FTP.
Da questo punto di vista, i traduttori freelance sono più flessibili. Usano il sistema per prelevare o consegnare i dati e in questo modo hanno risolto l'annoso problema della limitazione di spazio delle caselle di posta.
La separazione tra clienti e fornitori
Questi due mondi, vale a dire clienti e fornitori, sono separati da un rigido sistema di autorizzazioni. Usano lo stesso database, ma non può succedere che ad esempio un cliente possa vedere il nome del subfornitore, cosa che sicuramente avviene del resto in tutte le agenzie di traduzione.
Lo stesso dicasi anche per i collaboratori interni. Chi non desidera che un project manager possa vedere determinati dati del cliente come tariffe o fattura, può configurare il sistema di conseguenza.
Il modello di autorizzazioni è basato su diversi ruoli, denominati profili. I profili possono essere adattati alle proprie esigenze fin nel minimo dettaglio. La versione standard comprende un set di profili predefiniti. Se necessario, è comunque possibile in qualsiasi momento creare profili propri con determinati livelli di autorizzazione.
Gli aspetti economici
Come già detto, il sistema è un software open source, e quindi sostanzialmente gratuito. Tuttavia, determinati moduli, necessari per un'azienda, sono a pagamento. Si tratta in particolare del cosiddetto modulo Freelance, che consente di gestire i subfornitori e riproduce il cosiddetto Recruiting Workflow. Un altro elemento a pagamento è il modulo di "Financial Reporting", che consente di richiamare in forma compressa informazioni dal database sotto forma di report.
Il finanziamento di PT non segue quindi il puro modello open source in senso classico, in cui le entrate sono generate esclusivamente dai servizi legati al prodotto o dagli adattamenti. Anche questi servizi fanno parte dell'offerta del produttore e dei suoi partner, ma è stato deciso di sviluppare e commercializzare anche moduli a pagamento, comunque conformi alla filosofia open source. Ciò significa che anche in questo caso il codice sorgente è aperto e che in teoria chiunque sia in possesso delle nozioni necessarie può effettuare gli adattamenti necessari, il che è effettivamente una prassi comune nelle aziende a forte orientamento tecnico.
Fig. 3: con un modulo supplementare a pagamento è possibile verificare lo stato finanziario ordinato per cliente.
Il rifinanziamento tramite i miglioramenti
Leinhäuser und Partner ha deciso di far eseguire al produttore gli adattamenti, ma la maggior parte delle modifiche sono confluite in miglioramenti del prodotto invece che in adattamenti specifici del cliente, e ora, a partire dalla versione 3.1, sono disponibili gratuitamente anche per tutti gli altri clienti. Come succede di solito per i prodotti open source, ognuno trae vantaggio dagli input di tutti gli altri. Non esiste quindi un "rapporto a senso unico" come nei classici modelli di software. Tutto questo rende più facile decidere di spendere un totale di circa 6.000 euro per due moduli supplementari, l'installazione, la configurazione e vari adattamenti. Era chiaro che l'investimento si sarebbe ripagato all'upgrade successivo, ed è quanto effettivamente si è verificato.
Più importante dell'aspetto dei costi puro è semplice è tuttavia l'effettivo aumento dell'efficienza dei project manager di circa il 20 percento.
Riassunto
L'introduzione di un nuovo sistema di gestione progetti Web-based ha consentito di raggiungere gli obiettivi prefissati dal punto di vista dei project manager, degli addetti all'amministrazione e della direzione. Ora il lavoro di tutti è supportato meglio grazie al nuovo sistema. C'è una maggiore trasparenza verso l'interno e l'esterno. Tutti i partecipanti a un progetto possono usare lo stesso database, senza più dover fare lo stesso lavoro più volte. E inoltre c'è la piacevole sensazione di avere acquistato un prodotto dinamico, sostenuto da una vasta community e che, grazie all'approccio open source, può essere perfezionato anche qualora i fornitori attuali non fossero più disponibili.
Indirizzo dell'autore
Udo Leinhäuser
Leinhäuser und Partner
Fachübersetzungen
ul@leinhaeuser.de
www.leinhaeuser.de
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Panoramica di ]project-translation[ versione 3.1
Pacchetto base gratuito, moduli e adattamenti specifici a pagamento |
Udo Leinhäuser ha studiato alla Universität des Saarlandes conseguendo la laurea in interpretazione. Nel
