La ricerca della tekom sui CMS è stata pubblicata il 9 novembre 2005

In tempi caratterizzati da continui mutamenti e dall'insicurezza economica la flessibilità e l'efficienza sono fattori determinanti e addirittura di vitale importanza per il successo di un'azienda. La documentazione tecnica può fungere da propulsore. Impiegando, infatti, particolari sistemi di Content Management (CMS) si riesce a mantenere la coerenza ed evitare le ridondanze all'interno della grande massa di informazioni aziendali. La possibilità di accedere in qualsiasi momento alle informazioni consente anche una loro immediata pubblicazione in formato elettronico o su carta. Se a tutto questo si aggiunge anche la possibilità di accedere direttamente alle informazioni in lingue diverse, allora ne risulta un vantaggio competitivo decisivo. La ricerca della tekom, che per la prima volta analizza i sistemi di Content Management dal punto di vista delle esigenze degli utenti e dei campi d'applicazione, porta alla luce aspetti interessanti.

La quantità di informazioni riguardanti i prodotti è in una fase di crescita repentina in virtù dell'incremento delle varietà di prodotti, software e servizi che necessitano di spiegazioni. In seguito all'allargamento dell'Unione Europea, non solo le grandi aziende, ma anche le piccole e medie imprese si trovano ad affrontare l'effetto moltiplicatore innescato dalla crescita della diversità linguistica.
La sfida è quella di mantenere all'interno dell'azienda la coerenza delle informazioni, evitando le ridondanze, di renderle sempre disponibili, di poterle pubblicare sia in formato elettronico sia su carta e di potervi accedere possibilmente allo stesso tempo in diverse lingue. Le aziende che non riescono a superare queste sfide dovranno affrontare costi aggiuntivi e tempi più stretti a fronte di problematiche qualitative di sempre più difficile soluzione.

La ricerca sui CMS della tekom illustra per la prima volta le esigenze delle aziende, delinea possibili scenari per la scelta e l'implementazione di questi sistemi e mette a confronto i più diffusi tool.

Un numero sempre maggiore di aziende decide di adottare sistemi di Content Management per poter controllare efficientemente la grande massa di informazioni necessarie per lo sviluppo aziendale e la gestione, ad esempio, di

• relazioni
• informazioni tecniche
• documentazione di sviluppo
• descrizione di prodotti
• documentazione di processo
• istruzioni di lavoro
• documenti di vendita
• cataloghi dei prodotti
• documentazione di sicurezza e manutenzione
• istruzioni di uso e funzionamento

Attraverso i CMS le aziende gestiscono le conoscenze specifiche del prodotto, gli aspetti critici del know-how aziendale e la molteplicità linguistica. I principali benefici a livello produttivo sono:

• la coerenza durante la fase di redazione di prodotti informativi
• il riutilizzo dei contenuti
• l'eliminazione di ridondanze durante la traduzione
• la disponibilità di interfacce per sistemi ERP, PPS e simili
• l'automatizzazione del processo di pubblicazione
• la pubblicazione intermediale

Molte aziende sono in fase di orientamento

Per una migliore comprensione dei requisiti richiesti ai CMS la tekom ha consultato i reparti di documentazione di 717 aziende che hanno in passato esaminato questi tool. I risultati evidenziano che l'impiego dei sistemi di Content Management si sta da poco diffondendo. Complessivamente 717 partecipanti hanno risposto alla domanda se abbiano già preso una decisione a favore o meno dell'implementazione di sistemi di Content Management oppure se siano ancora indecisi. Più del 50% non ha ancora preso una decisione, poiché in fase di valutazione; più di un terzo ha già deciso esplicitamente di utilizzare il Content Management, ma solo il 20% lo ha già implementato;  infine, solo il 7% ha espresso un chiaro parere contrario all'utilizzo del Content Management.
L'obiettivo della ricerca sui CMS è quello di orientare le aziende che sono ancora indecise ad investire nel Content Management ed aiutarle a scegliere il sistema adatto alle loro esigenze.

La scelta di investire nel Content Management

La ricerca ha mostrato, inoltre, che le aziende favorevoli all'implementazione del Content Management hanno preso tale decisione in considerazione delle seguenti esigenze:

• riutilizzo dei contenuti per la realizzazione di diversi prodotti informativi e/o  per diversi target d'utenza;
• realizzazione di varianti di documentazione specifica per clienti o per prodotti (individualizzazione);
• localizzazione, realizzazione di varianti nazionali;
• realizzazione di diverse varianti di layout;
• utilizzazione di dati e banche dati (p. es. elenco pezzi, dati prodotti);
• realizzazione di cataloghi (gestione dei dati prodotti);
• gestione delle relazioni tra contenuti semanticamente connessi;
• single source publishing;
• richiesta di XML come formato originale dei dati e utilizzo di contenuti universali (medium neutral);
• gestione di diverse lingue straniere;
• gestione terminologica attiva;
• utilizzo di sistemi di memorie di traduzione.

Criteri nella scelta di un produttore di sistema

Nella scelta di un produttore di sistema sono determinanti sia criteri i economici "rigidi" sia quelli "flessibili". La ricerca ha palesato che la maggior parte degli intervistati ritiene l'esperienza progettuale del produttore un criterio di primaria importanza, ma anche la strategia del prodotto e il suo futuro sviluppo sono parametri rilevanti. Oltre a valutazioni di natura economica, sono altresì considerati importanti l'assistenza individuale, il "feeling interpersonale", un servizio rapido ed efficiente. Un posto a sé occupano i costi di implementazione, comprese le spese di adattamento, tenendo presente che sono giudicate egualmente essenziali anche le funzionalità standard in dotazione e la politica del prezzo associata al modello di licenza. Nella scelta del tool le aziende considerano prioritarie le seguenti caratteristiche:

• facilità d'uso e intuibilità del tool
• modularità del prodotto o strategia modulare
• prodotto e relativo adattamento da parte dello stesso fornitore
• tecnologia web comune
• interfacce aperte e completezza o apertura del prodotto
• formati e interfacce standard

È interessante notare che il 90% degli intervistati non considera determinanti i criteri puramente aziendali come la grandezza dell'impresa, il numero dei dipendenti, il volume d'affari, gli anni di attività della azienda produttrice e la sua posizione sul mercato.

Il sistema di Content Management "giusto" per l'azienda
Il sistema di Content Management scelto deve essere fatto su misura per l'azienda. Per ottenere i migliori benefici e raggiungere il massimo dell'efficienza il sistema deve corrispondere esaurientemente alle esigenze, soddisfacendole in tempi brevi. Inoltre, per minimizzare i costi, molte delle funzioni necessarie al programma devono essere presenti come dotazione standard o devono poter essere aggiunte successivamente senza troppi problemi. Un ulteriore risparmio può essere ottenuto attraverso l'integrazione del tool nel sistema di elaborazione dati esistente mediante interfacce standard o aperte. Finora il giudizio degli utenti di CMS sul rapporto costo-benefici è stato molto positivo. Infatti, il 46% valuta i benefici come "positivi", il 24% addirittura come "molto positivi" e solo il 3% degli intervistati ha espresso un giudizio negativo. Questi risultati confermano l'utilità strategica dei sistemi di Content Management applicabili anche ad altri settori dell'azienda.

Traduzione fornita da Giovanni Moroni, Athena Congressi