Manuali, guide in linea, materiale didattico o knowledge base rientrano nei campi di applicazione per i quali la software house Adobe Systems ha confezionato un nuovo prodotto: si tratta della Technical Communication Suite, che riunisce FrameMaker, RoboHelp, Acrobat 3D e Captivate.

Nell'era di YouTube, Second Life, Screensharing e del lavoro collaborativo, l'arte del consumo delle informazioni sembra assumere spesso nuove forme. Ciò che emerge con forza è che i contenuti ricevuti devono essere puntuali e veicolati in maniera adeguata all'apparecchio configurato e con il supporto mirato. Un quadro di esigenze che chiaramente non può trovare risposte in un unico software, bensì necessità di uno strumento integrato.

Technical Communication Suite di Adobe interviene proprio in casi del genere. I redattori tecnici, gli autori di guide per l'utente e altri specialisti che si occupano di conoscenza e informazioni, avranno a disposizione questo toolkit per la configurazione dei contenuti multimediali. Grazie a questo sistema, miglioreranno le loro capacità di creazione e presentazione delle informazioni tecniche, che inoltre verranno pubblicate con una veste più in sintonia con il contesto. Testo, immagine, video e informazioni 3D verranno trasferiti in una sorgente XML e trasformati in diverse versioni a seconda delle necessità e delle azioni.

Fig. 1: La vista di Adobe: La Technical Communication Suite per produrre, ampliare e dare l'impostazione grafica, per la gestione e collaborazione e per pubblicare e come i componeti si interfacciano tra di loro secondo il principio del Single-Source-Publishing.
illustrazione: Adobe.

Impostazione multifunzionale
FrameMaker 8, a cui principalmente è demandata la fase di acquisizione informazioni e di authoring, presenta ora una novità: nei suoi documenti sarà possibile includere immagini animate e oggetti U3D del software CAD. Questi ultimi verranno arricchiti in generale di altre informazioni e/o inseriti in una documentazione appropriata al contesto, il tutto però senza rinunciare al livello dettagliato di informazioni e al tipo di presentazione delle informazioni stesse.

È possibile trasferire blocchi di informazioni a RoboHelpAd in modo condizionale, ad esempio, per un output. In pratica, anche se i contenuti subiscono modifiche in un documento FrameMaker, verranno aggiornati solo i passaggi RoboHelp interessati. Lo scambio di informazioni con RoboHelp avviene quasi immediatamente e senza problemi.

Opzioni di collaborazione
Con il supporto di DITA, i formati standard risultano chiaramente migliorati nelle funzioni di preparazione e scambio delle informazioni. In particolare, si potranno evitare ridondanze in fase di creazione delle informazioni e suddividere le informazioni secondo un approccio topic-based. La cooperazione non può che beneficarne risultando più efficace.

La collaborazione è agevolata grazie alla nuova opzione che consente di installare un flusso di release PDF direttamente da FrameMaker e per la prima volta, di tenere traccia anche delle modifiche, che all'occorrenza, possono essere anche richiamate nel documento.

Unica sorgente di dati
Una volta configurato correttamente, RoboHelp 7 consente la creazione e la pubblicazione di contenuti professionali per sistemi di guida a video e database di conoscenza. Nell'abbinamento con "RoboSource Control", Adobe mette a disposizione un potente strumento per la gestione delle risorse. Così come per Version Cue, presente nella Adobe Creative Suite 2 e 3, è possibile registrare le modifiche apportate ai documenti e ai relativi oggetti. Gli oggetti digitali, ad esempio immagini o grafici, possono essere costituiti da file allegati o anche paragrafi sotto forma di informazioni di testo, che sono resi disponibili in rete, in linea con le esigenze di interoperabilità. All'occorrenza, sarà possibile ricreare le versioni precedenti di un documento o mettere a confronto le modifiche nelle varie versioni.

Un'altra caratteristica di RoboHelp è la possibilità di pubblicare le informazioni in diversi formati di guida in linea o in 35 lingue. Una sofisticata funzionalità di importazione consente inoltre di esportare i contenuti in un vero HTML da FrameMaker, nonché direttamente da PDF, HTML, XML, DOCX, SWF, AVI e MP3. Man mano viene quindi a formarsi un ampio repository, una sorta di destinazione con un approccio ‘neutrale'in termini di formato per archiviare i contenuti.

Funzionalità comuni
All'interno di della Technical Communication Suite è possibile utilizzare FrameMaker e RoboHelp con funzionalità di Captivate, senza quindi spostarsi tra le singole applicazioni.

I compiti di Adobe Captivate 3 in questo nuovo pacchetto sono la registrazione di simulazioni animate e interattive ricavati da applicativi e la corrispondente predisposizione a seconda del gruppo target di utenti e del supporto usato.

È proprio in situazioni in cui occorre realizzare velocemente un breve filmato introduttivo in un software (ad es. per pubblicare la presentazione delle funzionalità principali, spiegando in poche parole complicati processi funzionali) che Captivate, basato su piattaforma Flash, mostra ancora tutta la sua semplicità.

Contrariamente a tutti i sistemi analoghi, la registrazione delle schermate non inizia semplicemente con il comando Start. Il sistema, infatti, si attiva non appena rileva un movimento, come avviene in una telecamera di sorveglianza.

Fig. 2: Registrare delle attività sullo schermo direttamente dal FrameMaker oppure da RoboHelp.

I movimenti del cursore, le voci di menu selezionate con un clic, i contenuti delle caselle di immissione e dell'area di lavoro vengono registrati azione per azione in un'unica fase di lavoro. Spariscono così le consuete operazioni di taglio e trimming. Le particolarità però non finiscono qui. In questo processo, le voci di menu selezionate e le finestre di dialogo utilizzate, comprese le immissioni di testo effettuate singolarmente, vengono registrate come testo editabile e sono utilizzabili per eventuali localizzazioni in XLIFF (XML Localization Interchange File Format).

I comuni formati audio-video nonché i file PowerPoint vengono acquisiti e/o inseriti in un progetto Captivate per poi passare all'adeguata sincronizzazione.

Grazie alle funzionalità di configurazione multimediale di Captivate si producono contenuti didattici interattivi, tra cui operazioni estremamente intuitive che non richiedono competenze specifiche, videocast e simulazioni complesse.

I progetti Captivate, una volta ultimati, possono essere utilizzati con il programma gratuito Flash Player come dati multimediali (media strema) nonché nei documenti PDF come clip multimediale.

Adobe Acrobat 3D 8 serve ad integrare i contenuti 2D e 3D in documenti PDF. Per registrare i dati di progettazione e per personalizzare viste, spostamenti della telecamera e viste in sezione è possibile ricorrere a tool specifici. Esiste poi la possibilità di aggiungere i materiali e di creare viste esplose con i dati esistenti quali note, appunti e scritti. Gli oggetti in 3D e le immagini in 2D possono essere sottoposte a successivo utilizzo in FrameMaker o RoboHelp. I dati interattivi in 3D possono essere distribuiti direttamente anche come formato PDF per lo scambio visivo delle informazioni e elaborati insieme in seno al team con le opzioni di commento note.

Conclusione
Con la Technical Communication Suite, Adobe apre nuove strade nella gestione delle informazioni tecniche, delle immagini in formato 2D e 3D, dei filmati nonché dei file audio all'insegna del principio della sorgente unica. Finora molte informazioni relative a immagini e testi venivano solo salvate e assumevano uno specifico formato di documento. Ora, invece, è possibile dare maggiore fluidità alle informazioni e trasferirle nel canale adeguato in base al compito stabilito. A seconda del canale di pubblicazione, i singoli componenti possono essere ricombinati ‘just-in-time', riuscendo così a rispettare le esigenze dei singoli gruppi target.

Questo pacchetto di programmi non è destinato solo alla comunicazione tecnica, bensì consente anche la creazione e l'applicazione di materiali didattici o l'istituzione di piattaforme di conoscenza.

Indirizzo dell'autore
Jörg Oyen
mail@oyen.de
www.oyen.de

Requisiti di sistema
Intel Pentium 4
Microsoft Windows Vista o Windows XP
1 GB di RAM (consigliabili 2 GB)
3 GB di spazio disponibile su disco rigido
Unità DVD-ROM
Risoluzione schermo 1024 x 768
Per alcune funzionalità 3D di Acrobat 3D è necessaria una scheda video con supporto pixel shader e DirectX 8.1 per l'accelerazione hardware del video (consigliato per ottimizzare le prestazioni)
Stampante Adobe PostScript, PCL o GDI (consigliata stampante Adobe PostScript)


Jörg Oyen si occupa dello sviluppo in ambito DTP dal 1986. Opera come consulente indipendente per le aziende, aiutandole a realizzare con maggiore efficienti processi di publishing in ambiente Web e stampa. Affianca, ad esempio, le aziende nell'introduzione di sistemi di Database Publishing in tutte le fasi, ossia la pianificazione, l'analisi e il formazione per i dipendenti. Jörg Oyen è uno dei fondatori di "Publishing Report".

Traduzione fornita da Athena Congressi