DTP: un cambio generazionale

Con InDesign Adobe ha introdotto sul mercato una nuova generazione di strumenti DTP e, probabilmente, ha spronato PageMaker a un rinnovamento. Molti sono gli utenti che guardano preoccupati al futuro e alla possibile fine di FrameMaker. La versione 4 di InDesign – meglio nota con la sigla "CS2" – offre infatti alcune funzionalità che, per quanto riguarda la Documentazione Tecnica, garantiscono una maggiore flessibilità rispetto al classico FrameMaker.

Rispetto ad Adobe FrameMaker, Adobe InDesign CS 2 comprende un'ampia gamma di funzioni creative. "CS", quindi, potrebbe stare per "Creative Suite", ossia ambiente creativo. Soltanto alcune di queste funzionalità sono utili per la creazione di Manuali d'Uso ma, nel complesso, le caratteristiche del programma di DTP sono di più facile impiego rispetto a quelle di FrameMaker.
Anziché dover impostare minuziosamente uno schema del documento nella fase iniziale, l'utente di InDesign può incominciare direttamente ad operare, consapevole, ben inteso, che ogni singola fase deve essere attentamente pensata. Uno stile di lavoro disorganizzato e l'utilizzo di componenti della documentazione esterni saranno infatti oggetto di ampie correzioni in sede di aggiornamento della versione di stampa.  

Fig 1. Gli oggetti ancorati possono essere costituiti da testo e grafica. Si riferiscono sempre a un'ancora nel testo corrente e possono inoltre essere allineati numericamente.

Supporto per formati di altri programmi esterni
Ogni qualvolta diversi soggetti lavorano a una determinata Documentazione Tecnica o quando parti della documentazione devono essere utilizzate in altre versioni di stampa, le applicazioni di Microsoft Office, come Word ed Excel, entrano spesso in gioco come fornitori di concetti o di dati. A differenza di FrameMaker, InDesign non percepisce tale componente esterno come un oggetto a sé stante per il quale viene conservato un "logbook" sull'utilizzo e sullo stato di aggiornamento. In InDesign i testi importati sono su un piano di parità con i relativi testi editati.

Oggetti ancorati
Quella che, sinora, era una funzione riservata ai soli utenti di Word e FrameMaker, oggi è una parte integrante di CS2 sotto forma di oggetti ancorati. In caso di blocchi di testo lunghi e su più colonne o persino su più pagine, è possibile assegnare un punto di riferimento alla grafica corrente o ai blocchi di testo aggiuntivi impostando un'ancora. Impostazioni intelligenti consentono persino di garantire l'offsetting a pagine doppie. In dettaglio, ciò si correla ad esempio alla riflessione degli oggetti correnti presenti sul bordo sinistro e destro.

Tabelle
A partire dalla versione CS, è possibile gestire le tabelle in InDesign mentre si utilizzano tabelle esterne di Microsoft Excel. Una nuova caratteristica della versione CS2 è l'impostazione separata delle intestazioni e dei pié di pagina nella tabella che vengono automaticamente ripetuti in tabelle disposte su più colonne o su più pagine. Allo stesso modo, colonne e righe possono essere configurate con forme variabili. Quanto alla gestione di XML, InDesign facilita l'utilizzo di tabelle sotto forma di intero oggetto XML, comprese le relative righe delle tabelle sotto forma di informazioni XML "tagged".

Fig 2. Grazie alle impostazioni ampliate, le intestazioni e i pié di pagina delle tabelle possono essere automaticamente ripetuti nelle colonne e/o pagine successive.

Snippet di InDesign
Anziché trasmettere componenti di design ricorrenti ai documenti passando per la Adobe InDesign Library, come avveniva sinora, gli Snippet offrono un'alternativa basata su XML per il salvataggio provvisorio non solo di testi, bensì anche di disegni e di geometrie relativi a un file. Nel far ciò, l'utente non deve necessariamente salvare un'intera pagina InDesign ma gli oggetti selezionati bastano come Snippet. Con l'utilizzo di idonei strumenti, gli Snippet possono essere editati e, se necessario, inseriti in nuovi documenti.

Stili di oggetti
Gli stili di oggetti sono probabilmente lo strumento più efficace di InDesign. Se, sinora, ciascuna impostazione relativa agli oggetti quali lo stile del bordo, lo sfondo, la trasparenza, l'ombra marcata o la formattazione del testo doveva essere definita separatamente per ciascun oggetto, ora - proprio come nel layout dei formati dei paragrafi – si possono creare tutti gli stili di oggetti voluti. In pratica, basta un clic su un tasto per visualizzare uno stile e gli oggetti selezionati con le proprietà salvate in precedenza. 

Fig 3. Per layout ricorrenti, in particolare di testi e di forme, gli stili di oggetti semplificano significativamente il lavoro.

Adobe Bridge
La funzione Adobe Bridge è altresì nota come il nuovo Centro di Controllo di Adobe. Utilizzando il relativo menu Help, l'utente può salvare e organizzare immagini, testi, file esterni e Snippet semplicemente con la funzione Drag & Drop. A una prima occhiata, risulta evidente che Adobe Bridge, quanto alle funzioni, è molto simile a un database di immagini, come Media Asset Management. Gli oggetti e i file impostati vengono forniti di didascalie seguendo lo standard XMP. Uno dei vantaggi principali risiede nel fatto che tale metodo funziona da InDesign a Bridge e viceversa. Inoltre, si possono aggiungere e utilizzare altri file esterni adottando le stesse modalità. Una volta organizzati, l'utente può individuare gli oggetti mediante una funzione di Ricerca integrata e conservare i risultati della Ricerca per futuri progetti.

Fig 4. In base all'oggetto, ad esempio, si possono gestire altresì informazioni importanti sui colori e sui caratteri utilizzati.

XMP è basato su XML e sta per "Extensible Metadata Platform". In detta piattaforma, le informazioni riguardanti la risoluzione, la gamma di colori, il copyright e le parole chiave vengono gestite principalmente focalizzando l'attenzione su immagini create digitalmente. Insieme ad Adobe Creative Suite 2 persino altri oggetti, che nell'originale non sono oggetti correlati a immagini, possono essere utilizzati e gestiti, oltre a poter assegnare loro una versione. Utilizzando l'XMP Software Development Kit, l'utente può personalizzare la creazione, l'elaborazione e lo scambio di metadati. 

Fig 5. I dati XMP informano circa le condizioni e le impostazioni visive all'atto della creazione di un'immagine.

Hyperlink e Bookmark
Alcune delle funzioni principali di Adobe FrameMaker prevedono hyperlink e bookmark. InDesign CS 2 supporta anch'esso tali funzioni. Oltre alla facilità di creazione di livelli in un documento strutturato, ad esempio per diverse lingue, e di assegnazione semi-automatica di hyperlink e di bookmark, le potenzialità di InDesign risultano evidenti all'atto dell'esportazione diretta a PDF. Il PDF creato visualizza pertanto le diverse combinazioni linguistiche di un documento attraverso livelli a comparsa graduale. Si accede rapidamente alle informazioni "language-sensitive" mediante gli hyperlink e i bookmark creati precedentemente con InDesign.

Formati nidificati
Adobe InDesign stimola la creatività in sede di creazione di funzioni di layout di design. Utilizzando ad esempio un formato nidificato per il contenuto di un testo, vale a dire una stringa di caratteri, si può controllare una modifica del formato. Ciò significa in pratica che una stringa numerica di 0203 al centro di un testo corrente viene automaticamente trasformata in grassetto o il testo viene rientrato a partire da quel punto. Grazie all'utilizzo di formati nidificati, è possibile strutturare e controllare una gamma di testi anche con riguardo alla Documentazione Tecnica.

Fig 6. I formati nidificati sono utili quando si lavora con ricorrenti parti di testo evidenziate.

Version Cue
Il salvataggio intermittente disorganizzato di file per la documentazione di diverse versioni è un problema tipico della "creazione classica", ad esempio nel caso di una presentazione. Il lunedì il file è nominato "Presentation_Draft"; il giorno successivo, a seguito di alcune modifiche, il file è denominato "Presentation_Tue". Poco prima dell'effettiva presentazione, di solito tre-quattro versioni dopo, si parla di un "Presentation-Final". Vengono poi apportate alcune altre modifiche successivamente alla presentazione – in breve regna il caos rispetto ai nomi dei file, scelti più o meno in modo casuale, e alla ricerca della loro posizione nel disco …

Version Cue pone fine a tale approccio. Ogni file può essere salvato come versione, insieme a una breve descrizione, e automaticamente in una posizione centralizzata. Se la versione del martedì viene utilizzata come base per successive migliorie, l'utente può convertirle nella versione attuale con un semplice clic su un tasto. Se più persone lavorano allo stesso progetto, l'applicazione può essere utilizzata come organiser e si può controllare un file tramite l'accesso a Internet. Allo stesso modo, si possono inoltre utilizzare procedure collaborative come ad esempio i commenti su Adobe PDF.

Fig 7. Adobe Version Cue mostra tutte le versioni di un documento  – la comparsa di un errore o la necessità di utilizzare una versione precedente si valutano mediante tale applicazione.

Valutazione complessiva
Adobe si è adoperata alacremente al fine di integrare la propria gamma di prodotti. Adobe InDesign CS 2 rappresenta una tappa fondamentale nella storia dei pacchetti "total solution" per DTP – una nuova generazione particolarmente adatta alla redazione di Manuali d'Uso.


Indirizzo dell'autore:
Jörg Oyen
mail@oyen.de
www.oyen.de

Jörg Oyen (38) segue con attenzione lo sviluppo del DTP dal 1986. In veste di consulente tecnico autonomo, fornisce il proprio supporto alle aziende, ai fini di una configurazione più funzionale dei relativi processi DTP, ad esempio mediante analisi comparative o attraverso sessioni di formazione sul posto di lavoro.